Convention de formation : le document que tout OF doit maîtriser
La convention de formation professionnelle est le contrat qui lie l'organisme de formation à son client. C'est un document juridiquement encadré, dont les mentions obligatoires sont fixées par le Code du Travail. Pourtant, une proportion surprenante d'organismes de formation utilise des conventions incomplètes, obsolètes ou mal rédigées — s'exposant à des refus de prise en charge par les OPCO, à des litiges commerciaux et à des non-conformités Qualiopi.
Ce guide détaille les obligations légales, fournit un modèle type et aborde les cas particuliers : sous-traitance, financements publics, signature électronique, annulation et force majeure.
Convention ou contrat : quelle différence ?
Le Code du Travail distingue deux documents, selon la nature de la relation.
La convention de formation (B2B)
La convention est conclue entre l'organisme de formation et une personne morale (entreprise, association, collectivité) qui finance la formation pour un ou plusieurs de ses salariés. C'est le cas de figure le plus courant en formation professionnelle continue.
Base légale : articles L6353-1 à L6353-9 du Code du Travail.
Le contrat de formation (B2C)
Le contrat est conclu entre l'organisme de formation et une personne physique qui finance la formation sur ses propres fonds (hors CPF). C'est le cas du particulier qui s'inscrit à une formation à titre personnel et paie de sa poche.
Base légale : articles L6353-3 à L6353-7 du Code du Travail.
Attention : le contrat de formation avec un particulier bénéficie de protections spécifiques du consommateur, notamment un délai de rétractation de 10 jours à compter de la signature (article L6353-5). Ce délai ne s'applique pas à la convention B2B.
Le cas du CPF
Quand un salarié utilise son CPF (Compte Personnel de Formation), la relation est tripartite : l'apprenant choisit la formation sur Mon Compte Formation, la Caisse des Dépôts finance et l'organisme de formation délivre la prestation. Le cadre contractuel est spécifique et géré par la plateforme Mon Compte Formation. L'organisme de formation accepte les CGU de la plateforme, qui tiennent lieu de convention.
Synthèse
| Document | Parties | Cadre | Rétractation |
|---|---|---|---|
| Convention de formation | OF + Entreprise (B2B) | Art. L6353-1 à L6353-9 | Non (sauf clause contractuelle) |
| Contrat de formation | OF + Particulier (B2C) | Art. L6353-3 à L6353-7 | 10 jours calendaires |
| CPF | OF + Apprenant + Caisse des Dépôts | CGU Mon Compte Formation | 14 jours (Code de la consommation) |
Les clauses obligatoires de la convention
Le Code du Travail impose des mentions obligatoires. Leur absence peut rendre la convention non conforme et entraîner un refus de prise en charge par l'OPCO.
Les mentions imposées par la loi
Article L6353-1 du Code du Travail :
- L'intitulé de la formation : dénomination précise et non ambiguë.
- La nature de l'action de formation : au sens de l'article L6313-1 (action de formation, bilan de compétences, VAE, action d'apprentissage).
- La durée : en heures et/ou en jours. Pour le e-learning, précisez la durée estimée de formation (pas la durée d'accès à la plateforme).
- L'effectif prévu : nombre de participants (minimum et maximum le cas échéant).
- Les modalités de déroulement : présentiel, distanciel synchrone, distanciel asynchrone, blended.
- Les modalités de sanction : attestation de fin de formation, certificat, évaluation.
- Le prix : montant HT et TTC (ou mention d'exonération de TVA le cas échéant), conditions de règlement.
- Les contributions financières éventuelles : prise en charge OPCO, subventions, co-financement.
Les mentions complémentaires recommandées
Au-delà des mentions légales, ajoutez les clauses suivantes pour vous protéger juridiquement et éviter les malentendus.
Identification complète des parties :
- Raison sociale, SIRET, adresse du siège, représentant légal pour chaque partie
- Numéro de déclaration d'activité (NDA) de l'organisme de formation
- Mention "Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État" (obligatoire)
Les objectifs pédagogiques :
- Objectifs formulés en termes de compétences acquises (verbes d'action)
- Prérequis éventuels
- Public cible
Les moyens pédagogiques et techniques :
- Méthodes pédagogiques utilisées (expositive, active, démonstrative, interrogative)
- Supports fournis (présentations, documents, accès plateforme)
- Matériel nécessaire (ordinateur, logiciel, équipement spécifique)
Le programme détaillé :
- Le programme peut être intégré à la convention ou joint en annexe
- Il doit être suffisamment détaillé pour que l'OPCO puisse évaluer la pertinence de l'action
Les conditions d'annulation et de report :
- Délai d'annulation sans frais (typiquement 7 à 14 jours ouvrés avant la date de début)
- Frais d'annulation tardive (souvent 50% à 100% du prix)
- Conditions de report
La clause de sous-traitance :
- Si vous faites appel à des formateurs externes, mentionnez la possibilité de sous-traitance
- Précisez que vous restez responsable de la qualité de la prestation
La clause RGPD :
- Mention du traitement des données personnelles des stagiaires
- Référence à votre politique de confidentialité
Modèle de structure d'une convention
Voici la structure type d'une convention de formation complète.
| Section | Contenu |
|---|---|
| Préambule | Contexte, référence à la demande initiale |
| Article 1 — Objet | Intitulé de la formation, nature de l'action |
| Article 2 — Programme | Objectifs, contenu, déroulé (ou renvoi à l'annexe programme) |
| Article 3 — Organisation | Dates, horaires, lieu (ou modalités distancielles), effectif |
| Article 4 — Moyens pédagogiques | Méthodes, supports, matériel |
| Article 5 — Évaluation | Modalités d'évaluation, sanction (attestation, certificat) |
| Article 6 — Prix et modalités de paiement | Montant HT/TTC, échéancier, pénalités de retard |
| Article 7 — Financement | Prise en charge OPCO, subvention, co-financement |
| Article 8 — Obligations des parties | Engagements de l'OF et du client |
| Article 9 — Annulation et report | Délais, frais, conditions |
| Article 10 — Force majeure | Définition, conséquences, modalités de reprogrammation |
| Article 11 — Sous-traitance | Conditions, responsabilité |
| Article 12 — Confidentialité | Engagement de confidentialité mutuel |
| Article 13 — RGPD | Traitement des données, droits des personnes |
| Article 14 — Droit applicable et juridiction | Droit français, tribunal compétent |
| Annexes | Programme détaillé, CGV, règlement intérieur |
Les CGV : le complément indispensable
Les Conditions Générales de Vente (CGV) complètent la convention en détaillant les règles applicables à toutes vos formations. Elles évitent de surcharger chaque convention avec des clauses standard.
Ce que doivent contenir les CGV d'un organisme de formation
- Champ d'application : à quelles prestations s'appliquent les CGV
- Inscription et confirmation : procédure d'inscription, délai de confirmation
- Prix et paiement : tarifs, modalités de paiement, pénalités de retard, clause de révision des prix
- Annulation et report : conditions détaillées par délai (14 jours, 7 jours, moins de 7 jours)
- Remplacement de participant : conditions pour remplacer un apprenant inscrit
- Obligations de l'organisme : délivrance de la formation, remise des documents, confidentialité
- Obligations du client : paiement, mise à disposition des stagiaires, informations nécessaires
- Responsabilité : limitation de responsabilité, assurance RC Pro
- Propriété intellectuelle : droits sur les supports, interdiction de reproduction
- Force majeure : définition légale et contractuelle, conséquences
- Réclamations : procédure de réclamation, délai de traitement
- Médiation : en cas de litige avec un consommateur (B2C), obligation de proposer la médiation
- RGPD : traitement des données, finalités, durée de conservation, droits
Conseil : faites réviser vos CGV par un juriste spécialisé. Les modèles trouvés sur internet sont souvent incomplets, obsolètes ou inadaptés au secteur de la formation professionnelle. L'investissement (300€ à 800€ pour une rédaction sur mesure) est largement amorti par la sécurité juridique qu'il procure.
La sous-traitance en formation
De nombreux organismes de formation font appel à des formateurs externes — freelances, sous-traitants, portés. La convention doit encadrer cette réalité.
Le cadre légal
L'organisme de formation signataire de la convention reste seul responsable vis-à-vis du client, même si la formation est dispensée par un sous-traitant. Cela implique :
- Une obligation de contrôle de la qualité de la prestation du sous-traitant
- Une responsabilité en cas de défaillance du sous-traitant
- Une obligation d'information du client sur le recours à la sous-traitance (clause dans la convention)
Qualiopi et sous-traitance
L'indicateur 21 du RNQ exige que le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des intervenants, y compris les sous-traitants. Concrètement, l'auditeur Qualiopi vérifie que :
- Vous avez vérifié les compétences du sous-traitant avant de lui confier une mission
- Le sous-traitant respecte vos processus qualité
- Vous avez un contrat de sous-traitance en bonne et due forme
- Vous évaluez la prestation du sous-traitant (via les évaluations de satisfaction)
Le contrat de sous-traitance
Distinct de la convention de formation, le contrat de sous-traitance lie l'organisme de formation au formateur externe. Il doit préciser :
- La mission confiée (intitulé, contenu, public, durée)
- La rémunération et les conditions de paiement
- Les obligations du sous-traitant (respect du programme, ponctualité, confidentialité)
- La propriété intellectuelle des supports créés
- La clause de non-concurrence éventuelle
- Les conditions de résiliation
Les financements : adapter la convention au payeur
Formation financée par l'OPCO
Quand un OPCO prend en charge la formation, la convention doit comporter des mentions spécifiques.
Mentions supplémentaires pour les conventions OPCO :
- Référence à l'accord de prise en charge de l'OPCO
- Montant de la prise en charge et reste à charge éventuel pour l'entreprise
- Engagement de l'organisme à fournir les pièces justificatives (émargements, attestations)
- Modalités de facturation (souvent subrogation : l'OPCO paie directement l'OF)
Convention tripartite : dans certains cas, la convention est signée par trois parties — l'organisme de formation, l'entreprise et l'OPCO. Cela formalise les engagements de chacun, notamment en matière de financement.
Formation financée par le CPF
Comme mentionné plus haut, le CPF a son propre cadre contractuel via Mon Compte Formation. L'organisme de formation n'a pas à rédiger de convention spécifique — il accepte les conditions de la plateforme et crée l'offre de formation dans le catalogue CPF.
Formation financée par France Travail
France Travail (ex-Pôle Emploi) utilise ses propres modèles de convention (AIF — Aide Individuelle à la Formation, notamment). L'organisme de formation remplit le devis sur la plateforme KAIROS et la convention est générée automatiquement.
La signature électronique de la convention
Validité juridique
Depuis la loi du 13 mars 2000 (article 1367 du Code civil), la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite, à condition de respecter les exigences du règlement eIDAS.
Pour une convention de formation (engagement B2B), la signature électronique avancée est le niveau recommandé. Elle offre un niveau de sécurité suffisant et une recevabilité juridique solide.
Avantages pratiques
| Aspect | Signature papier | Signature électronique |
|---|---|---|
| Délai de signature | 3-15 jours (envoi, signature, retour) | Quelques heures |
| Coût | Impression, affranchissement (2-5€/convention) | 0,50-2€/signature |
| Archivage | Classeur physique, risque de perte | Archivage numérique automatique |
| Traçabilité | Aucune | Horodatage, certificat de signature |
| Conformité | Perte possible, version non contrôlée | Document intègre, non modifiable après signature |
Processus type avec signature électronique
- L'organisme génère la convention (manuellement ou via sa plateforme)
- Le document est envoyé au client par email avec un lien de signature
- Le client ouvre, lit et signe électroniquement (quelques clics)
- Les deux parties reçoivent une copie signée et horodatée
- Le document est archivé automatiquement
OpenFormations génère automatiquement les conventions à partir des données de la session de formation (intitulé, dates, durée, tarif, participant) et les envoie en signature électronique. Le client signe en quelques clics et le document signé est automatiquement classé dans le dossier de la session, aux côtés de l'émargement, du programme et de l'attestation.
Annulation, report et force majeure
L'annulation par le client
La convention doit prévoir les conditions d'annulation. Un modèle courant :
| Délai d'annulation | Frais |
|---|---|
| Plus de 14 jours ouvrés avant le début | Aucun frais |
| Entre 7 et 14 jours ouvrés | 50% du prix |
| Moins de 7 jours ouvrés | 100% du prix |
| Absence sans prévenir (no-show) | 100% du prix |
Attention : si la formation est financée par un OPCO, les conditions d'annulation de l'OPCO prévalent souvent sur les vôtres. Vérifiez les CGU de l'OPCO.
L'annulation par l'organisme de formation
Vous avez aussi le droit d'annuler, typiquement pour insuffisance d'inscriptions. La convention doit prévoir :
- Le délai de prévenance (au minimum 7 jours ouvrés)
- Le remboursement intégral si la formation a été payée
- La proposition de report ou de remplacement
La force majeure
La force majeure est définie par l'article 1218 du Code civil : un événement imprévisible, irrésistible et extérieur qui empêche l'exécution du contrat. Exemples : pandémie, catastrophe naturelle, incendie, grève générale des transports.
Clauses recommandées :
- Définition de la force majeure (reprendre l'article 1218 du Code civil)
- Obligation de notification rapide (24 à 48 heures)
- Suspension des obligations pendant la durée de l'événement
- Report de la formation dans un délai raisonnable (30 à 60 jours après la fin de l'événement)
- Résiliation sans indemnité si l'événement dure plus de 3 mois
Qualiopi et conventions : ce que vérifie l'auditeur
L'auditeur Qualiopi vérifie les conventions dans le cadre de plusieurs indicateurs.
| Indicateur | Ce que l'auditeur vérifie dans la convention |
|---|---|
| Indicateur 1 | Les informations communiquées au public sont cohérentes avec la convention |
| Indicateur 3 | Les objectifs sont clairement définis et mesurables |
| Indicateur 5 | Les prérequis sont mentionnés et vérifiés |
| Indicateur 7 | Les modalités d'évaluation sont précisées |
| Indicateur 10 | Les conditions de déroulement correspondent à la réalité |
| Indicateur 17 | Les moyens pédagogiques sont conformes à ce qui est annoncé |
La non-conformité la plus fréquente : l'incohérence entre la convention et la réalité. La convention annonce 21 heures de formation, mais les émargements montrent 14 heures. La convention mentionne du présentiel, mais la formation a été dispensée en visio sans avenant. Chaque modification doit faire l'objet d'un avenant signé.
Checklist : votre convention est-elle conforme ?
- Identification complète des deux parties (raison sociale, SIRET, adresse, représentant)
- Numéro NDA de l'organisme de formation avec la mention légale
- Intitulé exact de la formation
- Nature de l'action de formation (article L6313-1)
- Objectifs pédagogiques en termes de compétences
- Programme détaillé (intégré ou en annexe)
- Prérequis
- Public visé et effectif
- Durée (heures et jours)
- Dates et horaires
- Lieu ou modalités distancielles
- Méthodes pédagogiques
- Moyens techniques
- Modalités d'évaluation
- Sanction (attestation, certificat)
- Prix HT et TTC (ou mention d'exonération de TVA)
- Conditions de règlement
- Financement (OPCO, CPF, fonds propres)
- Conditions d'annulation et de report
- Clause de sous-traitance (si applicable)
- Clause de confidentialité
- Clause RGPD
- CGV jointes ou référencées
- Signatures des deux parties
- Date de signature
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