El BPF: una obligación anual ineludible
El Bilan Pédagogique et Financier (BPF, Balance Pedagógico y Financiero) es el documento contable y pedagógico que todo organismo de formación declarado debe transmitir anualmente a la administración. Se trata de una obligación legal derivada del artículo L6352-11 del Code du Travail (Código del Trabajo), y su incumplimiento conlleva consecuencias severas, pudiendo llegar hasta la pérdida de su Numéro de Déclaration d'Activité (NDA, Número de Declaración de Actividad).
Esta guía le acompaña paso a paso en el llenado de su BPF 2026, con explicaciones concretas para cada sección y consejos para evitar los errores más comunes.
¿Quién está afectado por el BPF?
Todo organismo de formación que disponga de un Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) está obligado a depositar un BPF anual, independientemente de su tamaño o volumen de actividad. Esto incluye:
- Los organismos de formación constituidos como sociedad (SARL, SAS, SASU, EURL)
- Los auto-emprendedores y micro-emprendedores formadores
- Los formadores en portage salarial (a través de la sociedad de portage)
- Las asociaciones que imparten formación profesional
- Las cámaras consulares y establecimientos públicos de formación
Incluso si no ha realizado ninguna acción de formación durante el año, debe depositar un BPF «nulo». La ausencia de depósito, incluso en caso de inactividad, puede provocar la caducidad de su NDA.
El calendario del BPF 2026
| Etapa | Fecha | Detalle |
|---|---|---|
| Apertura de la plataforma | 1 de abril de 2026 | La captura en línea es posible |
| Fecha límite de depósito | 30 de abril de 2026 | Plazo imperativo, sin prórroga |
| Período cubierto | 1 de enero al 31 de diciembre de 2025 | Actividad del año civil anterior |
| Requerimiento DREETS | Mayo de 2026 | Intimación si no se ha depositado |
| Caducidad de la NDA | Julio de 2026 | Si sigue sin depositarse tras la intimación |
El plazo de depósito es estricto: el 30 de abril es una fecha límite, no una fecha indicativa. No se concede ninguna prórroga, salvo circunstancias excepcionales debidamente justificadas.
¿Dónde depositar el BPF?
El BPF se deposita exclusivamente en línea en la plataforma Mon Activité Formation (anteriormente «Mon Activité Formation» en el portal de las DREETS). La URL es: https://www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr
Para acceder, necesita:
- Su número SIRET
- Su Numéro de Déclaration d'Activité (NDA)
- Las credenciales de conexión creadas durante su declaración inicial
Si ha perdido sus credenciales, contacte con la DREETS de su región. El proceso de recuperación puede tomar varios días — anticípese.
Análisis sección por sección
Sección A — Identificación del organismo
Esta sección recoge las informaciones administrativas de su organismo. Verifique que estén actualizadas:
- Razón social: nombre oficial de su estructura
- SIRET: número de identificación de 14 dígitos
- NDA: número de declaración de actividad (11 dígitos, comenzando por el número de departamento)
- Dirección de la sede: dirección postal completa
- Representante legal: nombre, apellido, función
- Plantilla: número de empleados al 31 de diciembre
Error frecuente: no actualizar la dirección o el representante legal tras un traslado o un cambio de gerente.
Sección B — Balance financiero de la actividad de formación
Es la sección más técnica. Detalla los aspectos financieros de su actividad de formación durante el año civil.
B1 — Ingresos por formación profesional
Debe desglosar su facturación de formación por fuente de financiamiento:
| Fuente de financiamiento | Lo que debe declarar |
|---|---|
| Empresas (plan de desarrollo de competencias) | Importe facturado a las empresas por la formación de sus empleados |
| OPCO | Importe financiado por los operadores de competencias |
| Poderes públicos (Estado, Regiones) | Financiamientos públicos directos |
| France Travail (antes Pôle emploi) | Formaciones para demandantes de empleo |
| CPF (Compte Personnel de Formation) | Importe de las formaciones financiadas vía CPF |
| Particulares | Importe pagado directamente por los alumnos |
| Otros financiamientos | Fondos europeos, fundaciones, etc. |
Total de ingresos = suma de todas las fuentes.
B2 — Gastos vinculados a la actividad de formación
Detalle sus gastos directamente vinculados a la actividad de formación:
- Gastos de personal: salarios de los formadores y del personal administrativo afectado a la formación
- Compra de prestaciones de formación: subcontratación a otros formadores
- Gastos de funcionamiento: locales, material, plataforma e-learning, software
- Otros gastos: desplazamientos, reprografía, materiales pedagógicos
Consejo: si su estructura tiene otras actividades además de la formación (consultoría, coaching no certificante, etc.), declare en el BPF únicamente los gastos imputados a la formación profesional continua. Un prorrateo es aceptable si los gastos son mixtos.
B3 — Resultado
El resultado es simplemente: Ingresos (B1) - Gastos (B2).
Un resultado negativo no es un problema en sí mismo — es frecuente en los primeros años. Lo importante es la coherencia entre los importes declarados y su contabilidad.
Sección C — Balance pedagógico de la actividad de formación
Es la sección más voluminosa. Detalla el conjunto de su actividad pedagógica.
C1 — Número de alumnos y número de horas-alumno
| Dato | Definición | Ejemplo |
|---|---|---|
| Número de alumnos | Número total de personas formadas en el año | 150 |
| Horas-alumno | Suma (duración de cada formación x número de participantes) | 3.200 |
Atención: un mismo alumno inscrito en dos formaciones cuenta como dos alumnos. Las horas-alumno se calculan formación por formación, no globalmente.
Ejemplo concreto:
- Formación A: 14 horas, 10 alumnos = 140 horas-alumno
- Formación B: 7 horas, 20 alumnos = 140 horas-alumno
- Formación C: 21 horas, 5 alumnos = 105 horas-alumno
- Total: 35 alumnos, 385 horas-alumno
C2 — Desglose de alumnos por categoría
Debe desglosar sus alumnos según varios criterios:
Por estatus:
- Asalariados
- Demandantes de empleo
- Trabajadores no asalariados
- Particulares
Por objetivo de formación:
- Certificación (diploma, título profesional, CQP)
- Adaptación al puesto de trabajo
- Desarrollo de competencias
- Promoción profesional
- Prevención (seguridad, higiene)
- Otros
Por especialidad de formación: utilice la nomenclatura NSF (Nomenclature des Spécialités de Formation) para clasificar sus formaciones por ámbito.
C3 — Formaciones impartidas
Para cada tipo de formación, indique:
- El número de acciones de formación
- El número de alumnos
- El número de horas-alumno
- Las modalidades (presencial, a distancia, mixta)
Consejo para el e-learning: las formaciones impartidas a distancia se incluyen en el BPF exactamente como las formaciones presenciales. La duración a declarar es la duración prevista del recorrido (no el tiempo de conexión efectivo), salvo que su convenio prevea una duración estimada basada en el seguimiento de progresión.
Sección D — Medios del prestador
D1 — Formadores
Detalle el número y el estatus de sus formadores:
| Categoría | Lo que debe declarar |
|---|---|
| Formadores asalariados permanentes | Número de formadores con contrato indefinido |
| Formadores asalariados ocasionales | Número de formadores con contrato temporal o por obra |
| Formadores no asalariados | Subcontratistas, intervinientes independientes |
| Total de formadores | Suma de todos los intervinientes |
Error frecuente: olvidar los formadores subcontratados o los intervinientes puntuales. Todo formador que haya impartido al menos una hora de formación en el año debe ser contabilizado.
D2 — Otro personal
Indique el número de personas no formadoras que contribuyen a la actividad de formación: administrativos, comerciales, técnicos, responsables pedagógicos.
Los errores más frecuentes y cómo evitarlos
Error 1: Confundir facturación global y facturación de formación
Si su estructura tiene otras actividades (consultoría, auditoría, coaching no certificante), declare en el BPF únicamente la facturación vinculada a la formación profesional continua. El BPF no concierne a sus otras actividades.
Error 2: Calcular mal las horas-alumno
El cálculo es sencillo pero a menudo fuente de errores:
- Horas-alumno = duración de la formación x número de alumnos
- No confunda con las horas de formación (solo duración) o las horas formador (tiempo dedicado por el formador)
Error 3: Olvidar las formaciones a distancia
Todas las formaciones impartidas en línea — ya sean síncronas (por videoconferencia) o asíncronas (e-learning) — deben incluirse en el BPF.
Error 4: Incoherencia entre BPF y contabilidad
La administración puede cruzar su BPF con sus declaraciones fiscales y sociales. Si su BPF declara 100.000€ de facturación de formación pero su declaración fiscal muestra 50.000€ de facturación total, hay un problema.
Error 5: Depositar tarde (o no depositar)
Las consecuencias son serias:
- Intimación por parte de la DREETS
- Caducidad de la NDA si no hay regularización
- Pérdida de la certificación Qualiopi (la NDA es un prerrequisito)
- Imposibilidad de acceder a los financiamientos públicos
Automatizar la recopilación de datos del BPF
El problema de la recopilación manual
Rellenar un BPF a mano implica recopilar datos dispersos:
- Número de alumnos → su CRM o hoja de cálculo
- Horas de formación → sus convenios y registros de asistencia
- Facturación → su contabilidad
- Fuentes de financiamiento → sus facturas y convenios
Para un organismo que gestiona 10 formaciones y 100 alumnos, la recopilación manual lleva fácilmente 2 a 3 días de trabajo. Para un organismo más grande, puede representar una semana entera.
La solución: un LMS que centralice los datos
Un LMS como OpenFormations registra automáticamente todos los datos necesarios para el BPF de forma continua:
- Alumnos: cada inscripción se contabiliza
- Horas-alumno: calculadas automáticamente (duración x participantes)
- Facturación: integración con Stripe para el seguimiento de pagos
- Fuentes de financiamiento: registradas en la inscripción o en la facturación
- Registros de asistencia: generados automáticamente a partir de la progresión
El día del BPF, basta con exportar los datos desde el panel de conformidad. Lo que tardaba 2 días se hace en 10 minutos.
BPF y Qualiopi: el vínculo esencial
El BPF no es solo una obligación administrativa aislada. Durante sus auditorías Qualiopi, el auditor puede:
- Solicitar ver su último BPF para verificar la realidad de su actividad
- Comparar los datos del BPF con sus otros documentos (convenios, registros de asistencia, facturas)
- Verificar la coherencia entre el número de alumnos declarado y las pruebas de realización
- Utilizar el BPF como punto de entrada para profundizar el examen de ciertas formaciones
Un BPF bien rellenado y coherente con el resto de su documentación es una señal de fiabilidad para el auditor. Un BPF incoherente o aproximativo puede desencadenar verificaciones en profundidad.
Lista de verificación antes del depósito
Antes de validar su BPF en la plataforma Mon Activité Formation, verifique:
- Todas las formaciones del año están incluidas (presenciales Y a distancia)
- El cálculo de las horas-alumno es correcto (duración x número de participantes)
- Las fuentes de financiamiento están desglosadas correctamente
- La facturación de formación corresponde a su contabilidad
- Todos los formadores están contabilizados (asalariados Y subcontratados)
- Los datos son coherentes con sus registros de asistencia y convenios
- El BPF se deposita antes del 30 de abril
Casos particulares
BPF nulo (ninguna actividad)
Si no ha impartido ninguna formación durante el año, debe depositar igualmente un BPF indicando cero alumnos, cero horas y cero facturación. El BPF nulo es obligatorio para mantener su NDA activa.
Atención: dos BPF nulos consecutivos pueden provocar preguntas de la DREETS sobre la realidad de su actividad.
Formador en micro-empresa
El BPF sigue las mismas reglas que para las demás estructuras. La única particularidad: los gastos son a menudo más sencillos de declarar puesto que la micro-empresa no tiene contabilidad analítica.
Portage salarial
Si usted es formador en portage salarial, es la sociedad de portage quien deposita el BPF. Verifique con su sociedad de portage que sus datos estén correctamente integrados.
Varios centros o filiales
Si su organismo tiene varios centros, se deposita un solo BPF para el conjunto de la estructura (por NDA). Los datos se consolidan a nivel del organismo, no por centro.
Lo que cambia en 2026
La plataforma Mon Activité Formation ha sido modernizada progresivamente en los últimos años. En 2026, las principales novedades a destacar son:
- Interfaz simplificada: la captura en línea es más intuitiva con un sistema de navegación por etapas
- Precumplimentación: ciertos datos administrativos se precumplimentan a partir de su ficha de organismo
- Controles de coherencia: la plataforma alerta en caso de incoherencia manifiesta (por ejemplo, más horas-alumno que el número de alumnos x la duración máxima)
- Exportación PDF: posibilidad de exportar su BPF en formato PDF una vez validado
Preguntas frecuentes
¿Es confidencial el BPF?
Los datos individuales del BPF no son públicos. Sin embargo, los datos agregados son utilizados por la DARES para producir estadísticas nacionales sobre la formación profesional.
¿Se puede modificar un BPF tras el depósito?
Sí, mientras el período de captura esté abierto (hasta el 30 de abril). Después del cierre, hay que contactar con la DREETS para cualquier modificación.
¿Qué ocurre en caso de inspección?
La DREETS puede realizar una inspección de su actividad de formación, distinta de la auditoría Qualiopi. Esta inspección verifica la conformidad de su BPF con la realidad de su actividad. Conserve todos sus justificantes durante al menos 3 años.
¿Preguntas? Contáctenos en ${CONTACT_EMAIL}.
