Der BPF: eine jährliche Pflicht, die nicht umgangen werden kann
Der Bilan Pédagogique et Financier (BPF, Pädagogisch-Finanzieller Bericht) ist das buchhalterische und pädagogische Dokument, das jeder registrierte Bildungsanbieter jährlich an die Verwaltung übermitteln muss. Es handelt sich um eine gesetzliche Pflicht, die aus Artikel L6352-11 des Code du Travail (Arbeitsgesetzbuch) hervorgeht, und deren Nichteinhaltung schwerwiegende Folgen nach sich zieht, bis hin zum Verlust Ihrer Numéro de Déclaration d'Activité (NDA, Tätigkeitserklärungsnummer).
Dieser Leitfaden begleitet Sie Schritt für Schritt beim Ausfüllen Ihres BPF 2026 mit konkreten Erläuterungen zu jedem Abschnitt und Tipps zur Vermeidung der häufigsten Fehler.
Wer ist vom BPF betroffen?
Jeder Bildungsanbieter mit einer Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) muss jährlich einen BPF einreichen, unabhängig von seiner Größe oder seinem Aktivitätsvolumen. Dies umfasst:
- Bildungsanbieter als Gesellschaft (SARL, SAS, SASU, EURL)
- Auto-Entrepreneurs und Micro-Entrepreneurs als Trainer
- Trainer in Portage Salarial (über die Portage-Gesellschaft)
- Vereine, die berufliche Weiterbildung anbieten
- Handelskammern und öffentliche Bildungseinrichtungen
Auch wenn Sie im betreffenden Jahr keine Weiterbildungsmaßnahme durchgeführt haben, müssen Sie einen „Null-BPF" einreichen. Das Ausbleiben der Einreichung, selbst bei Inaktivität, kann zum Erlöschen Ihrer NDA führen.
Der BPF-Kalender 2026
| Schritt | Datum | Detail |
|---|---|---|
| Öffnung der Plattform | 1. April 2026 | Online-Eingabe möglich |
| Einreichungsfrist | 30. April 2026 | Strenge Frist, keine Verlängerung |
| Berichtszeitraum | 1. Januar bis 31. Dezember 2025 | Aktivität des vorangegangenen Kalenderjahres |
| Mahnung DREETS | Mai 2026 | Aufforderung bei Nichteinreichung |
| Erlöschen der NDA | Juli 2026 | Bei ausbleibender Nachholung nach Mahnung |
Die Einreichungsfrist ist strikt: Der 30. April ist eine verbindliche Frist, kein Richtwert. Keine Verlängerung wird gewährt, außer bei außergewöhnlichen, ordnungsgemäß begründeten Umständen.
Wo wird der BPF eingereicht?
Der BPF wird ausschließlich online auf der Plattform Mon Activité Formation (ehem. „Mon Activité Formation" auf dem DREETS-Portal) eingereicht. Die URL lautet: https://www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr
Für den Zugang benötigen Sie:
- Ihre SIRET-Nummer
- Ihre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA)
- Die bei Ihrer Erstanmeldung erstellten Zugangsdaten
Falls Sie Ihre Zugangsdaten verloren haben, kontaktieren Sie die DREETS Ihrer Region. Der Wiederherstellungsprozess kann mehrere Tage dauern — planen Sie voraus.
Erläuterung Abschnitt für Abschnitt
Abschnitt A — Identifikation des Anbieters
Dieser Abschnitt enthält die Verwaltungsdaten Ihres Anbieters. Überprüfen Sie deren Aktualität:
- Firmenname: offizieller Name Ihrer Struktur
- SIRET: 14-stellige Identifikationsnummer
- NDA: Tätigkeitserklärungsnummer (11 Ziffern, beginnend mit der Départementnummer)
- Sitzadresse: vollständige Postanschrift
- Gesetzlicher Vertreter: Name, Vorname, Funktion
- Beschäftigtenzahl: Anzahl der Mitarbeiter zum 31. Dezember
Häufiger Fehler: Adresse oder gesetzlichen Vertreter nach einem Umzug oder Geschäftsführerwechsel nicht aktualisieren.
Abschnitt B — Finanzbericht der Weiterbildungstätigkeit
Dies ist der technischste Abschnitt. Er beschreibt die finanziellen Aspekte Ihrer Weiterbildungstätigkeit im Kalenderjahr.
B1 — Einnahmen aus der beruflichen Weiterbildung
Sie müssen Ihren Weiterbildungsumsatz nach Finanzierungsquelle aufschlüsseln:
| Finanzierungsquelle | Was anzugeben ist |
|---|---|
| Unternehmen (Kompetenzentwicklungsplan) | An Unternehmen berechneter Betrag für die Schulung ihrer Mitarbeiter |
| OPCO | Von den Kompetenzoperatoren finanzierter Betrag |
| Öffentliche Hand (Staat, Regionen) | Direkte öffentliche Förderungen |
| France Travail (ehem. Pôle emploi) | Schulungen für Arbeitssuchende |
| CPF (Compte Personnel de Formation) | Betrag der über CPF finanzierten Schulungen |
| Privatpersonen | Direkt von den Lernenden gezahlter Betrag |
| Sonstige Finanzierungen | EU-Fonds, Stiftungen usw. |
Gesamteinnahmen = Summe aller Quellen.
B2 — Aufwendungen der Weiterbildungstätigkeit
Schlüsseln Sie Ihre direkt mit der Weiterbildungstätigkeit verbundenen Aufwendungen auf:
- Personalkosten: Gehälter der Trainer und des für die Weiterbildung eingesetzten Verwaltungspersonals
- Einkauf von Weiterbildungsleistungen: Unterauftragsvergabe an andere Trainer
- Betriebskosten: Räumlichkeiten, Ausstattung, E-Learning-Plattform, Software
- Sonstige Aufwendungen: Reisen, Vervielfältigung, pädagogische Materialien
Tipp: Wenn Ihre Struktur neben der Weiterbildung weitere Tätigkeiten ausübt (Beratung, nicht-zertifizierendes Coaching usw.), geben Sie im BPF nur die der beruflichen Weiterbildung zugeordneten Aufwendungen an. Bei Mischkosten ist eine anteilige Zurechnung akzeptabel.
B3 — Ergebnis
Das Ergebnis ist schlicht: Einnahmen (B1) - Aufwendungen (B2).
Ein negatives Ergebnis ist an sich kein Problem — es ist in den ersten Jahren häufig. Entscheidend ist die Konsistenz zwischen den deklarierten Beträgen und Ihrer Buchhaltung.
Abschnitt C — Pädagogischer Bericht der Weiterbildungstätigkeit
Dies ist der umfangreichste Abschnitt. Er beschreibt Ihre gesamte pädagogische Aktivität im Detail.
C1 — Anzahl der Teilnehmer und Teilnehmerstunden
| Angabe | Definition | Beispiel |
|---|---|---|
| Anzahl der Teilnehmer | Gesamtzahl der im Jahr geschulten Personen | 150 |
| Teilnehmerstunden | Summe (Dauer jeder Schulung x Anzahl Teilnehmer) | 3.200 |
Achtung: Ein Lernender, der an zwei Schulungen teilnimmt, zählt als zwei Teilnehmer. Die Teilnehmerstunden werden je Schulung berechnet, nicht global.
Konkretes Beispiel:
- Schulung A: 14 Stunden, 10 Teilnehmer = 140 Teilnehmerstunden
- Schulung B: 7 Stunden, 20 Teilnehmer = 140 Teilnehmerstunden
- Schulung C: 21 Stunden, 5 Teilnehmer = 105 Teilnehmerstunden
- Gesamt: 35 Teilnehmer, 385 Teilnehmerstunden
C2 — Aufschlüsselung der Teilnehmer nach Kategorie
Sie müssen Ihre Teilnehmer nach mehreren Kriterien aufschlüsseln:
Nach Status:
- Angestellte
- Arbeitssuchende
- Selbstständige
- Privatpersonen
Nach Schulungsziel:
- Zertifizierung (Diplom, Berufstitel, CQP)
- Arbeitsplatzanpassung
- Kompetenzentwicklung
- Berufliche Beförderung
- Prävention (Sicherheit, Hygiene)
- Sonstiges
Nach Schulungsfachgebiet: Verwenden Sie die NSF-Nomenklatur (Nomenclature des Spécialités de Formation) zur Klassifizierung Ihrer Schulungen nach Fachbereich.
C3 — Durchgeführte Schulungen
Für jeden Schulungstyp geben Sie an:
- Anzahl der Schulungsmaßnahmen
- Anzahl der Teilnehmer
- Anzahl der Teilnehmerstunden
- Modalitäten (Präsenz, Fern, gemischt)
Tipp für E-Learning: Fernschulungen werden im BPF genauso behandelt wie Präsenzschulungen. Die anzugebende Dauer ist die vorgesehene Lernpfaddauer (nicht die tatsächliche Verbindungszeit), es sei denn, Ihre Vereinbarung sieht eine auf der Fortschrittsverfolgung basierende geschätzte Dauer vor.
Abschnitt D — Mittel des Anbieters
D1 — Trainer
Schlüsseln Sie die Anzahl und den Status Ihrer Trainer auf:
| Kategorie | Was anzugeben ist |
|---|---|
| Festangestellte Trainer | Anzahl der Trainer in unbefristeter Anstellung |
| Gelegentlich angestellte Trainer | Anzahl der Trainer in befristeter Anstellung oder auf Honorarbasis |
| Nicht angestellte Trainer | Subunternehmer, freiberufliche Dozierende |
| Gesamtanzahl Trainer | Summe aller Dozierenden |
Häufiger Fehler: Subunternehmer-Trainer oder gelegentliche Dozierende vergessen. Jeder Trainer, der im Laufe des Jahres mindestens eine Schulungsstunde durchgeführt hat, muss erfasst werden.
D2 — Sonstiges Personal
Geben Sie die Anzahl der nicht als Trainer tätigen Personen an, die zur Weiterbildungstätigkeit beitragen: Verwaltungspersonal, Vertrieb, Techniker, pädagogische Leitung.
Die häufigsten Fehler und wie man sie vermeidet
Fehler 1: Gesamtumsatz und Weiterbildungsumsatz verwechseln
Wenn Ihre Struktur weitere Tätigkeiten ausübt (Beratung, Audit, nicht-zertifizierendes Coaching), geben Sie im BPF nur den Umsatz aus der beruflichen Weiterbildung an. Der BPF betrifft nicht Ihre übrigen Tätigkeiten.
Fehler 2: Teilnehmerstunden falsch berechnen
Die Berechnung ist einfach, aber häufig fehleranfällig:
- Teilnehmerstunden = Schulungsdauer x Anzahl Teilnehmer
- Verwechseln Sie dies nicht mit Schulungsstunden (nur Dauer) oder Trainerstunden (Arbeitszeit des Trainers)
Fehler 3: Fernschulungen vergessen
Alle online durchgeführten Schulungen — ob synchron (per Videokonferenz) oder asynchron (E-Learning) — müssen im BPF enthalten sein.
Fehler 4: Inkonsistenz zwischen BPF und Buchhaltung
Die Verwaltung kann Ihren BPF mit Ihren steuerlichen und sozialen Meldungen abgleichen. Wenn Ihr BPF 100.000€ Weiterbildungsumsatz deklariert, aber Ihre Steuererklärung nur 50.000€ Gesamtumsatz ausweist, liegt ein Problem vor.
Fehler 5: Verspätet oder gar nicht einreichen
Die Konsequenzen sind ernst:
- Mahnung durch die DREETS
- Erlöschen der NDA bei ausbleibender Nachholung
- Verlust der Qualiopi-Zertifizierung (die NDA ist Voraussetzung)
- Kein Zugang zu öffentlichen Fördermitteln
Die BPF-Datenerfassung automatisieren
Das Problem der manuellen Datenerfassung
Einen BPF manuell auszufüllen erfordert die Zusammenstellung verstreuter Daten:
- Teilnehmerzahl → Ihr CRM oder Ihre Tabelle
- Schulungsstunden → Ihre Vereinbarungen und Anwesenheitsnachweise
- Umsatz → Ihre Buchhaltung
- Finanzierungsquellen → Ihre Rechnungen und Vereinbarungen
Für einen Anbieter mit 10 Schulungen und 100 Teilnehmern dauert die manuelle Erfassung leicht 2 bis 3 Arbeitstage. Für größere Anbieter kann eine ganze Arbeitswoche anfallen.
Die Lösung: ein LMS, das Daten zentralisiert
Ein LMS wie OpenFormations erfasst automatisch alle für den BPF notwendigen Daten im laufenden Betrieb:
- Teilnehmer: Jede Anmeldung wird erfasst
- Teilnehmerstunden: Automatisch berechnet (Dauer x Teilnehmer)
- Umsatz: Stripe-Integration für die Zahlungsverfolgung
- Finanzierungsquellen: Bei Anmeldung oder Rechnungsstellung erfasst
- Anwesenheitsnachweise: Automatisch aus dem Fortschritt generiert
Am Tag des BPF genügt es, die Daten aus dem Konformitäts-Dashboard zu exportieren. Was 2 Tage dauerte, erledigt sich in 10 Minuten.
BPF und Qualiopi: die wesentliche Verbindung
Der BPF ist nicht nur eine isolierte Verwaltungspflicht. Bei Ihren Qualiopi-Audits kann der Auditor:
- Ihren letzten BPF einsehen wollen, um die Realität Ihrer Tätigkeit zu überprüfen
- Die BPF-Daten mit Ihren anderen Dokumenten vergleichen (Vereinbarungen, Anwesenheitsnachweise, Rechnungen)
- Die Konsistenz überprüfen zwischen der deklarierten Teilnehmerzahl und den Durchführungsnachweisen
- Den BPF als Einstiegspunkt nutzen, um bestimmte Schulungen eingehender zu prüfen
Ein korrekt ausgefüllter und mit der übrigen Dokumentation konsistenter BPF ist ein Signal der Zuverlässigkeit für den Auditor. Ein inkonsistenter oder ungefährer BPF kann vertiefte Überprüfungen auslösen.
Checkliste vor der Einreichung
Bevor Sie Ihren BPF auf der Plattform Mon Activité Formation validieren, überprüfen Sie:
- Alle Schulungen des Jahres sind enthalten (Präsenz UND Fern)
- Die Berechnung der Teilnehmerstunden ist korrekt (Dauer x Teilnehmeranzahl)
- Die Finanzierungsquellen sind korrekt aufgeschlüsselt
- Der Weiterbildungsumsatz stimmt mit Ihrer Buchhaltung überein
- Alle Trainer sind erfasst (Festangestellte UND Subunternehmer)
- Die Daten stimmen mit Ihren Anwesenheitsnachweisen und Vereinbarungen überein
- Der BPF wird vor dem 30. April eingereicht
Sonderfälle
Null-BPF (keine Aktivität)
Wenn Sie im betreffenden Jahr keine Schulung durchgeführt haben, müssen Sie trotzdem einen BPF mit null Teilnehmern, null Stunden und null Umsatz einreichen. Der Null-BPF ist Pflicht, um Ihre NDA aktiv zu halten.
Achtung: Zwei aufeinanderfolgende Null-BPFs können Rückfragen der DREETS zur Realität Ihrer Tätigkeit auslösen.
Trainer als Micro-Entrepreneur
Für den BPF gelten dieselben Regeln wie für andere Strukturen. Einzige Besonderheit: Die Aufwendungen sind oft einfacher anzugeben, da das Micro-Entreprise keine analytische Buchhaltung hat.
Portage Salarial
Wenn Sie als Trainer in Portage Salarial tätig sind, reicht die Portage-Gesellschaft den BPF ein. Stellen Sie bei Ihrer Portage-Gesellschaft sicher, dass Ihre Daten korrekt integriert sind.
Mehrere Standorte oder Filialen
Wenn Ihr Anbieter mehrere Standorte hat, wird ein einziger BPF für die gesamte Struktur (pro NDA) eingereicht. Die Daten werden auf Anbieterebene konsolidiert, nicht pro Standort.
Was sich 2026 ändert
Die Plattform Mon Activité Formation wurde in den letzten Jahren schrittweise modernisiert. Die wichtigsten Neuerungen für 2026 sind:
- Vereinfachte Oberfläche: Die Online-Eingabe ist mit einem schrittweisen Navigationssystem intuitiver
- Vorbefüllung: Einige Verwaltungsdaten werden aus Ihrem Anbieterprofil vorausgefüllt
- Konsistenzprüfungen: Die Plattform warnt bei offensichtlichen Inkonsistenzen (z.B. mehr Teilnehmerstunden als Teilnehmeranzahl x maximale Dauer)
- PDF-Export: Möglichkeit, Ihren BPF nach Validierung als PDF zu exportieren
Häufig gestellte Fragen
Ist der BPF vertraulich?
Die Einzeldaten des BPF sind nicht öffentlich. Die aggregierten Daten werden jedoch von der DARES zur Erstellung nationaler Statistiken über die berufliche Weiterbildung verwendet.
Kann man einen BPF nach der Einreichung ändern?
Ja, solange der Eingabezeitraum offen ist (bis 30. April). Nach Schließung muss für jede Änderung die DREETS kontaktiert werden.
Was passiert bei einer Prüfung?
Die DREETS kann eine Prüfung Ihrer Weiterbildungstätigkeit durchführen, unabhängig vom Qualiopi-Audit. Diese Prüfung überprüft die Übereinstimmung Ihres BPF mit der Realität Ihrer Tätigkeit. Bewahren Sie alle Belege mindestens 3 Jahre auf.
Fragen? Kontaktieren Sie uns unter ${CONTACT_EMAIL}.
