Gestion des apprenants

Suivez la progression de vos apprenants, gérez les inscriptions, organisez des groupes et analysez les résultats pour optimiser vos formations.

Liste des apprenants

Accédez à la liste complète de vos apprenants depuis Apprenants dans la sidebar. Le tableau affiche pour chaque apprenant :

• Nom et email — Identité de l'apprenant avec sa photo de profil.
• Date d'inscription — Quand l'apprenant s'est inscrit à sa première formation.
• Formations — Nombre de formations auxquelles il est inscrit.
• Progression globale — Pourcentage moyen de complétion sur toutes ses formations.
• Dernière activité — Date et heure de sa dernière connexion.
• Statut — Actif (connexion récente), inactif, ou formation terminée.

Recherche et filtres

• Recherche — Tapez un nom ou un email pour retrouver rapidement un apprenant.
• Filtre par formation — Affichez uniquement les apprenants d'une formation spécifique.
• Filtre par statut — Actif, inactif, terminé, tous.
• Filtre par groupe — Filtrez par groupe d'apprenants (plan Pro+).
• Tri — Triez par nom, date d'inscription, progression ou dernière activité.

Fiche détaillée d'un apprenant

Cliquez sur un apprenant dans la liste pour ouvrir sa fiche détaillée en panneau latéral. Vous y trouverez :

Informations générales

• Nom, email, photo de profil
• Date d'inscription
• Méthode de connexion (email, Google, LinkedIn)
• Groupe(s) d'appartenance

Progression par formation

• Liste de toutes les formations avec pourcentage de complétion
• Détail leçon par leçon : terminée, en cours, non commencée
• Temps total passé sur chaque formation
• Date de début et de dernière activité

Résultats d'examens

• Score obtenu à chaque tentative
• Nombre de tentatives utilisées
• Détail des réponses par question

Certificats

• Certificats obtenus avec date et code de vérification
• Possibilité de révoquer un certificat
• Téléchargement du certificat en PDF

Paiements

• Historique des achats (formation, montant, date)
• Possibilité de rembourser

Progression et analytics

Pour chaque formation, consultez les statistiques détaillées :

• Taux de complétion — Pourcentage moyen de progression de tous les apprenants inscrits.
• Leçons populaires — Les contenus les plus consultés et ceux avec le plus de temps passé.
• Points de décrochage — Les leçons où les apprenants abandonnent. Un taux de décrochage élevé sur une leçon signifie qu'elle doit être retravaillée.
• Temps moyen par leçon — Durée moyenne passée sur chaque leçon. Permet d'ajuster la longueur du contenu.
• Distribution de la progression — Combien d'apprenants sont à 0%, 25%, 50%, 75%, 100%.

Invitations par email

Invitez directement des apprenants par email depuis l'interface d'OpenFormations. Disponible sur le plan Pro et supérieur.

Invitation individuelle

1. Depuis la page d'une formation, cliquez sur Inviter des apprenants
2. Saisissez l'adresse email de l'apprenant
3. Ajoutez un message personnalisé (optionnel)
4. Cliquez sur Envoyer l'invitation

L'apprenant reçoit un email avec un lien d'inscription directe. S'il a déjà un compte, il est automatiquement inscrit à la formation. Sinon, il crée son compte et est inscrit.

Invitation en masse (import CSV)

1. Préparez un fichier CSV avec une colonne email (et optionnellement nom)
2. Depuis la page d'invitation, cliquez sur Import CSV
3. Sélectionnez votre fichier
4. Vérifiez la liste des emails détectés
5. Cliquez sur Envoyer les invitations

Les invitations sont envoyées en lot. Vous pouvez suivre le statut (envoyé, ouvert, inscrit) dans l'onglet Invitations.

Codes d'accès

Les codes d'accès permettent de contrôler qui peut s'inscrire à une formation privée. Disponible sur le plan Essentiel et supérieur.

Types de codes

• Code réutilisable — Un seul code que vous partagez avec un groupe (ex : « FORMATION2024 »). Peut être utilisé par un nombre illimité d'apprenants (ou limité à un nombre que vous définissez).
• Codes à usage unique — Générez un lot de codes uniques. Chaque code ne peut être utilisé qu'une seule fois. Idéal pour contrôler le nombre exact d'inscrits.

Créer un code d'accès

1. Dans les paramètres de la formation, allez dans Accès → Codes d'accès
2. Cliquez sur Créer un code
3. Choisissez le type (réutilisable ou usage unique)
4. Définissez le nombre maximum d'utilisations (optionnel)
5. Définissez une date d'expiration (optionnel)
6. Le code est généré — partagez-le avec vos apprenants

Comment l'apprenant utilise un code

1. L'apprenant visite la page de la formation
2. Il clique sur S'inscrire avec un code
3. Il saisit le code d'accès
4. Si le code est valide, il est inscrit immédiatement (sans paiement si applicable)

Groupes d'apprenants

Organisez vos apprenants en groupes pour faciliter la gestion et le suivi. Disponible sur le plan Pro et supérieur.

Créer un groupe

1. Dans Apprenants → Groupes, cliquez sur Créer un groupe
2. Donnez un nom au groupe (ex : « Promotion Janvier 2025 », « Équipe Marketing »)
3. Ajoutez des apprenants au groupe (recherche par nom ou email)

Utilisation des groupes

• Filtrage — Filtrez la liste des apprenants par groupe pour voir uniquement les membres.
• Statistiques par groupe — Comparez la progression moyenne de différents groupes.
• Inscriptions en lot — Inscrivez tout un groupe à une formation en un clic.
• Communication — Envoyez des messages ciblés à un groupe spécifique.

Suivi de progression

Le système de suivi de progression d'OpenFormations enregistre automatiquement l'avancement de chaque apprenant :

• Leçon terminée — L'apprenant marque une leçon comme terminée en cliquant sur le bouton en bas de page (ou automatiquement si le temps minimum est atteint).
• Progression du module — Calculée comme le pourcentage de leçons terminées dans le module.
• Progression de la formation — Calculée comme le pourcentage total de leçons terminées.
• Barre de progression — Affichée dans la sidebar de l'apprenant avec un indicateur visuel.

Mode séquentiel

Si le mode séquentiel est activé sur la formation, l'apprenant doit terminer chaque leçon avant de pouvoir accéder à la suivante. Les leçons verrouillées sont affichées avec un cadenas.

Certificats et validation

Si la certification est activée sur votre formation, vous pouvez :

• Voir quels apprenants ont obtenu leur certificat depuis la fiche apprenant
• Consulter les scores aux examens (si le mode examen est activé)
• Révoquer un certificat si nécessaire (ex : fraude détectée)
• Exporter la liste des certifiés en CSV avec les dates et codes de vérification

Export des données

Exportez les données de vos apprenants en CSV pour vos besoins :

• Liste des apprenants — Nom, email, date d'inscription, formations, progression.
• Progression détaillée — Leçon par leçon pour chaque apprenant.
• Résultats d'examen — Scores, tentatives, détail des réponses.
• Certifiés — Liste des apprenants ayant obtenu un certificat.

Cliquez sur Exporter CSV en haut à droite du tableau des apprenants. Les filtres actifs sont appliqués à l'export.