Os 32 indicadores Qualiopi explicados de forma simples

Compreender o Referencial Nacional de Qualidade

O Referencial Nacional de Qualidade (RNQ) é a base da certificação Qualiopi. Organiza-se em torno de 7 critérios, desdobrados em 32 indicadores. Cada indicador precisa uma exigência concreta que o seu organismo de formação deve satisfazer. Este guia passa-os em revista um a um, em linguagem clara, com as provas esperadas e conselhos práticos.

Nem todos os indicadores se aplicam a todos os organismos. Alguns são específicos dos centros de formação de aprendizes (CFA), dos prestadores de balanços de competências ou dos organismos que propõem VAE. Os indicadores comuns a todos os prestadores estão assinalados.

Critério 1 — Condições de informação ao público

Este critério verifica se o seu público-alvo dispõe de toda a informação necessária para fazer uma escolha esclarecida antes de se inscrever numa formação.

Indicador 1 — Difusão de informação acessível

O que significa: deve tornar públicas as informações sobre as suas prestações, os seus resultados e os seus prazos de acesso. Estas informações devem ser facilmente acessíveis (site web, catálogo, redes sociais).

Provas esperadas:

• Site web ou catálogo com fichas de formação completas
• Menção dos objetivos, durações, tarifas, pré-requisitos, modalidades
• Indicadores de resultados publicados (taxa de satisfação, taxa de sucesso)
• Prazos de acesso mencionados

Conselho: as suas fichas de formação devem ser detalhadas e atualizadas. Um programa vago do tipo «formação em gestão — 2 dias» não basta. Precise os objetivos pedagógicos, os métodos, as modalidades de avaliação e as tarifas exatas.

Indicador 2 — Indicadores de resultados

O que significa: deve publicar indicadores de desempenho adaptados às suas prestações e atualizados regularmente.

Provas esperadas:

• Taxa de satisfação (avaliações a quente)
• Taxa de sucesso (se certificação)
• Taxa de inserção profissional (se formação qualificante)
• Número de formandos formados
• Data de atualização dos indicadores

Conselho: se ainda não tem dados (organismo novo), indique-o claramente: «Indicadores não disponíveis — primeira sessão». A honestidade é melhor percebida do que o silêncio.

Indicador 3 — Obtenção das certificações (se aplicável)

O que significa: se as suas formações preparam para uma certificação, deve informar sobre as taxas de obtenção e as possibilidades de validação parcial.

Provas esperadas:

• Taxa de obtenção da certificação
• Passarelas e equivalências
• Seguimentos de percurso possíveis

Critério 2 — Identificação precisa dos objetivos das prestações

Este critério garante que cada formação tem objetivos claros e que o percurso está adaptado ao perfil do formando.

Indicador 4 — Análise da necessidade do beneficiário

O que significa: antes de cada formação, deve recolher as necessidades e o perfil do formando para adaptar a prestação.

Provas esperadas:

• Questionários de recolha de necessidades
• Entrevistas de posicionamento documentadas
• Trocas escritas (e-mails, formulários)
• Fichas de posto ou pedidos do empregador

Conselho: um simples formulário online com 5-6 perguntas direcionadas basta. Conserve sistematicamente as respostas — serão solicitadas durante a auditoria.

Indicador 5 — Objetivos e conteúdo da prestação

O que significa: os objetivos pedagógicos devem ser definidos, mensuráveis e comunicados ao formando antes do início.

Provas esperadas:

• Programas detalhados com objetivos formulados com verbos de ação (taxonomia de Bloom)
• Convenções ou contratos de formação assinados mencionando os objetivos
• Suportes de apresentação de abertura de sessão

Conselho: utilize verbos de ação precisos. «Compreender o marketing digital» não é um objetivo mensurável. «Criar e otimizar uma campanha Google Ads de forma autónoma» é.

Indicador 6 — Conteúdos e modalidades da prestação

O que significa: deve formalizar o conteúdo da formação, as modalidades pedagógicas e os meios implementados.

Provas esperadas:

• Plano pedagógico detalhado (sequenciamento horário)
• Descrição dos métodos pedagógicos utilizados
• Lista dos suportes e recursos
• Modalidades da formação (presencial, à distância, mista)

Indicador 7 — Adequação dos conteúdos (CFA e certificações)

Específico dos CFA e das formações certificantes: os conteúdos devem estar em adequação com as exigências da certificação visada.

Indicador 8 — Posicionamento à entrada

O que significa: deve avaliar o nível do formando antes da formação para adaptar o percurso, se necessário.

Provas esperadas:

• Testes de posicionamento (quiz, QCM, entrevista)
• Resultados documentados
• Provas de adaptação do percurso em função dos resultados

Conselho: um quiz de 10-15 perguntas online antes da formação basta na maioria dos casos. Na OpenFormations, pode integrar um quiz de posicionamento diretamente no percurso do formando — os resultados são automaticamente registados e consultáveis para a auditoria.

Critério 3 — Adaptação aos públicos beneficiários

Este critério verifica se toma em conta as especificidades de cada formando, nomeadamente as pessoas em situação de deficiência.

Indicador 9 — Informação sobre as condições de realização

O que significa: o formando deve ser informado das condições de realização antes do início da formação.

Provas esperadas:

• Convocação ou e-mail de boas-vindas com informações práticas
• Manual de acolhimento
• Regulamento interno comunicado e assinado
• Modalidades de acesso (local, horários, conexão se e-learning)

Indicador 10 — Adaptação da prestação e acompanhamento

O que significa: deve demonstrar que adapta as suas prestações e que acompanha os seus formandos (assistência técnica, acompanhamento pedagógico, tutoria).

Provas esperadas:

• Provas de acompanhamento individualizado (e-mails, relatórios de acompanhamento)
• Adaptações documentadas (ritmo, suportes, modalidades)
• Dispositivo de assistência técnica para e-learning
• Permanências pedagógicas ou tutoria

Indicador 11 — Avaliação do alcance dos objetivos

O que significa: deve avaliar a aquisição de competências durante e/ou no final da formação.

Provas esperadas:

• Quizzes, QCM, simulações, estudos de caso
• Grelhas de avaliação preenchidas
• Resultados documentados e comunicados ao formando
• Certificado de conclusão de formação mencionando os objetivos alcançados

Conselho: integre avaliações formativas ao longo do percurso, não apenas no final da formação. Os quizzes intermédios reforçam a aprendizagem e fornecem provas contínuas.

Indicador 12 — Envolvimento dos beneficiários e prevenção de desistências

O que significa: deve implementar medidas para favorecer o envolvimento dos formandos e prevenir os abandonos.

Provas esperadas:

• Procedimento de recontacto dos formandos ausentes ou atrasados
• Estatísticas de conclusão
• Ações implementadas em caso de desistência
• Entrevistas de acompanhamento documentadas

Indicador 13 — Coordenação das aprendizagens (CFA)

Específico dos CFA: coordenação entre a formação no centro e a formação na empresa.

Indicador 14 — Exercício da cidadania (CFA)

Específico dos CFA: atividades que favorecem o exercício da cidadania.

Critério 4 — Adequação dos meios pedagógicos, técnicos e de enquadramento

Indicador 15 — Meios humanos e técnicos

O que significa: deve dispor de meios adaptados às suas prestações (formadores qualificados, instalações, material, plataforma e-learning).

Provas esperadas:

• Lista dos formadores com qualificações
• Inventário do material e dos equipamentos
• Capturas de ecrã ou demonstração da plataforma e-learning
• Contratos de aluguer de salas, se aplicável

Indicador 16 — Coordenação dos formadores

O que significa: se vários formadores participam numa mesma formação, deve assegurar a sua coordenação.

Provas esperadas:

• Reuniões de coordenação documentadas
• Planeamento partilhado
• Briefings pedagógicos
• Processo de transmissão de informação entre formadores

Indicador 17 — Meios pedagógicos e recursos

O que significa: os recursos pedagógicos devem ser acessíveis, atualizados e adaptados.

Provas esperadas:

• Lista dos recursos disponibilizados
• Provas de acessibilidade dos suportes (online, transferíveis)
• Processo de atualização dos conteúdos
• Avaliações dos recursos pelos formandos

Indicador 18 — Acessibilidade das formações para pessoas com deficiência

O que significa: deve designar um referente de deficiência e demonstrar que adapta as suas formações às pessoas em situação de deficiência.

Provas esperadas:

• Nome e contactos do referente de deficiência
• Procedimento de acolhimento de pessoas em situação de deficiência
• Exemplos de adaptações realizadas
• Parcerias com atores especializados (Agefiph, Cap Emploi)

Conselho: mesmo que ainda não tenha acolhido uma pessoa em situação de deficiência, o procedimento deve existir. Documente a sua capacidade de adaptação e os contactos mobilizáveis.

Critério 5 — Qualificação e desenvolvimento dos conhecimentos e competências do pessoal

Indicador 19 — Competências dos formadores

O que significa: deve verificar e documentar as competências dos seus formadores (internos e externos).

Provas esperadas:

• CV atualizados dos formadores
• Diplomas e certificações
• Referências profissionais
• Avaliações dos formadores pelos formandos

Indicador 20 — Formadores internos ou subcontratados (CFA)

Específico dos CFA: acompanhamento dos mestres de aprendizagem.

Indicador 21 — Competências dos formadores

O que significa: os seus formadores devem ser competentes na sua área de intervenção E em pedagogia.

Provas esperadas:

• Especialização profissional documentada
• Formação de formadores ou experiência pedagógica
• Retornos dos formandos sobre a pedagogia

Indicador 22 — Desenvolvimento das competências dos formadores

O que significa: deve assegurar a formação contínua dos seus formadores.

Provas esperadas:

• Plano de desenvolvimento de competências
• Certificados de formações seguidas pelos formadores
• Conferências, salões, webinários frequentados
• Vigilância pedagógica e técnica documentada

Conselho: as formações seguidas pelos seus formadores são provas de duplo valor — satisfazem o indicador 22 e alimentam a sua vigilância (indicadores do critério 6).

Critério 6 — Inscrição no ambiente profissional

Indicador 23 — Vigilância legal e regulamentar

O que significa: deve realizar uma vigilância sobre as evoluções legais e regulamentares do seu setor e do setor da formação.

Provas esperadas:

• Subscrições de newsletters especializadas
• Notas de vigilância datadas
• Relatórios de atualização de conteúdos na sequência de uma evolução regulamentar
• Exemplos concretos de adaptação das suas formações

Indicador 24 — Vigilância sobre as inovações pedagógicas e tecnológicas

O que significa: deve acompanhar as inovações pedagógicas e tecnológicas para fazer evoluir os seus métodos.

Provas esperadas:

• Participações em salões, conferências, webinários
• Artigos ou publicações lidos e documentados
• Novos métodos ou ferramentas integrados nas suas formações
• Benchmark regular das práticas do mercado

Indicador 25 — Vigilância sobre as evoluções das competências e dos ofícios

O que significa: deve acompanhar as evoluções dos ofícios e das competências no seu domínio de intervenção.

Provas esperadas:

• Estudos setoriais consultados
• Trocas com profissionais do setor
• Atualização dos programas em função das evoluções dos ofícios
• Participações em redes profissionais

Indicador 26 — Ações em favor do emprego e da inserção

O que significa: deve contribuir para a inserção profissional e para o emprego, e mobilizar os financiamentos públicos.

Provas esperadas:

• Parcerias com atores do emprego (France Travail, missões locais)
• Referenciação nas plataformas de financiamento (MonCompteFormation, OPCO)
• Acompanhamento para o emprego integrado nas formações
• Ligação com empregadores

Indicador 27 — Vigilância sobre deficiência e parcerias

O que significa: deve estar em vigilância sobre as questões de deficiência e manter uma rede de parceiros.

Provas esperadas:

• Contactos com a Agefiph, Cap Emploi, MDPH
• Formações do referente de deficiência
• Vigilância sobre as evoluções regulamentares ligadas à deficiência

Indicador 28 — Conformidade regulamentar (CFA/certificação)

Específico: conformidade com as exigências da certificação profissional.

Critério 7 — Recolha e consideração das apreciações e reclamações

Indicador 29 — Recolha das apreciações das partes interessadas

O que significa: deve recolher os retornos de todas as partes interessadas — formandos, financiadores, formadores, empresas.

Provas esperadas:

• Questionários de satisfação (a quente e a frio)
• Inquéritos junto dos financiadores e das empresas
• Retornos dos formadores
• Síntese dos resultados

Indicador 30 — Tratamento das reclamações

O que significa: deve ter um procedimento formalizado de tratamento das reclamações e das dificuldades encontradas.

Provas esperadas:

• Procedimento escrito de gestão das reclamações
• Registo das reclamações com acompanhamento
• Provas de tratamento (respostas, ações corretivas)
• Prazos de resposta respeitados

Conselho: mesmo que nunca tenha recebido uma reclamação, o procedimento deve existir e estar documentado. Prepare um formulário de reclamação acessível e um registo pronto a usar.

Indicador 31 — Medidas de melhoria contínua

O que significa: deve demonstrar que utiliza os retornos e reclamações para melhorar as suas prestações.

Provas esperadas:

• Plano de melhoria contínua
• Ações corretivas implementadas
• Ligações entre os retornos dos formandos e as modificações efetuadas
• Revisão de direção ou balanço de qualidade anual

Indicador 32 — Medidas de melhoria provenientes da análise dos resultados

O que significa: deve analisar os seus indicadores de resultados e deles retirar ações concretas de melhoria.

Provas esperadas:

• Análise das taxas de satisfação, de sucesso, de conclusão
• Evoluções constatadas de uma sessão para outra
• Ações implementadas na sequência das análises
• Provas de eficácia das ações corretivas

Tabela recapitulativa

Conselhos transversais para ter sucesso

Adote uma lógica de provas

O auditor não acreditará na sua palavra. Cada indicador deve ser sustentado por pelo menos uma prova concreta. Crie o hábito de documentar tudo, datar e arquivar. Um e-mail de recolha de necessidades, uma captura de ecrã dos seus resultados de satisfação, uma ata de reunião — tudo pode servir de prova.

Utilize ferramentas que centralizam a conformidade

A dispersão documental é o principal obstáculo durante uma auditoria. Se as suas presenças estão no Google Drive, as suas avaliações no Google Forms, as suas convenções numa pasta de e-mail e o seu acompanhamento em Excel, o auditor terá dificuldade em verificar a coerência. Uma ferramenta como a OpenFormations centraliza o conjunto destes elementos — presenças, avaliações, certificados, convenções — num único painel de controlo, o que simplifica consideravelmente a preparação e o decorrer da auditoria.

Não confunda conformidade com qualidade

A conformidade Qualiopi é uma base mínima. Garante que os seus processos estão implementados, documentados e aplicados. Mas a verdadeira qualidade vai além: mede-se na transformação que os seus formandos vivem, na sua satisfação duradoura, no impacto concreto das suas formações no seu percurso profissional. Vise a qualidade, e a conformidade seguirá naturalmente.

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