Qu'est-ce que le BPF (Bilan Pédagogique et Financier) ?
Le Bilan Pédagogique et Financier est un document obligatoire que tout organisme de formation doit transmettre chaque année à la DREETS (anciennement DIRECCTE). Il retrace l'ensemble de l'activité de formation de l'année écoulée.
Date limite de dépôt : 30 avril de chaque année pour l'activité de l'année précédente.
Pourquoi le BPF est-il important pour Qualiopi ?
Le BPF est l'un des documents vérifiés lors des audits Qualiopi. Il atteste de la réalité de votre activité de formation et doit être cohérent avec les autres documents obligatoires (conventions, émargements, évaluations).
Un BPF incomplet ou incohérent peut :
- Entraîner un refus de certification Qualiopi
- Provoquer une suspension du numéro de déclaration d'activité (NDA)
- Bloquer l'accès aux financements publics (OPCO, CPF)
Les données obligatoires du BPF
Section 1 : Identification
- Numéro de déclaration d'activité (NDA)
- Raison sociale et adresse
- SIRET et code APE
- Coordonnées du représentant légal
Section 2 : Bilan financier
| Donnée | Ce qu'il faut renseigner |
|---|---|
| Produits de la formation | Chiffre d'affaires des formations dispensées |
| Charges de la formation | Coûts (salaires formateurs, locaux, plateforme) |
| Résultat | Produits - Charges |
| Origine des fonds | Entreprises, OPCO, particuliers, Pôle emploi, etc. |
Section 3 : Bilan pédagogique
| Donnée | Ce qu'il faut renseigner |
|---|---|
| Nombre de stagiaires | Total des apprenants sur l'année |
| Nombre d'heures-stagiaires | Somme des heures de formation x nombre de stagiaires |
| Nombre de formations | Total des actions de formation dispensées |
| Types de formation | Répartition par domaine (sécurité, management, etc.) |
| Objectifs | Certification, adaptation, développement des compétences |
Section 4 : Moyens
- Nombre de formateurs
- Statut des formateurs (salariés, sous-traitants)
- Locaux et équipements utilisés
Comment collecter ces données ?
La méthode manuelle (à éviter)
Certains organismes collectent les données du BPF manuellement via :
- Des tableurs Excel
- Des fiches papier
- Des emails aux formateurs
Problèmes : risque d'erreurs, perte de temps, incohérences entre documents.
La méthode automatisée (recommandée)
Un LMS conforme comme OpenFormations collecte automatiquement :
- ✅ Nombre de stagiaires par formation
- ✅ Heures de formation réalisées (temps de connexion)
- ✅ Taux de complétion par apprenant
- ✅ Revenus par formation (via Stripe)
- ✅ Émargements numériques horodatés
Résultat : le BPF est généré en un clic depuis le tableau de bord conformité.
Générer son BPF avec OpenFormations
Étape 1 : Accédez au tableau de bord conformité
Depuis votre dashboard, cliquez sur "Conformité" dans le menu latéral. Vous y trouverez un récapitulatif de votre activité de formation.
Étape 2 : Sélectionnez la période
Choisissez l'année civile concernée (par exemple, du 1er janvier au 31 décembre 2025).
Étape 3 : Vérifiez les données
Le système affiche automatiquement :
- Nombre total de formations dispensées
- Nombre total d'apprenants formés
- Heures-stagiaires calculées
- Revenus par source de financement
- Répartition par type de formation
Étape 4 : Exportez le BPF
Cliquez sur "Exporter le BPF" pour obtenir un document prêt à être déposé sur la plateforme Mon Activité Formation.
Les erreurs fréquentes à éviter
1. Confondre heures de formation et heures-stagiaires
- Heures de formation = durée totale de la formation
- Heures-stagiaires = durée × nombre de stagiaires
Exemple : une formation de 10 heures avec 5 stagiaires = 50 heures-stagiaires.
2. Oublier les formations e-learning
Les formations dispensées en ligne doivent être incluses dans le BPF au même titre que les formations en présentiel.
3. Ne pas distinguer les sources de financement
Le BPF demande une ventilation des revenus par source :
- Entreprises (plan de développement des compétences)
- OPCO
- CPF
- Pôle emploi / France Travail
- Particuliers
4. Déposer en retard
Le BPF doit être déposé avant le 30 avril. Un dépôt tardif ou absent peut entraîner la caducité de votre NDA.
Checklist BPF annuel
- Vérifier que toutes les formations sont renseignées
- Contrôler les heures-stagiaires (durée × nombre)
- Ventiler les revenus par source de financement
- Vérifier la cohérence avec les émargements
- Exporter le document depuis OpenFormations
- Déposer sur Mon Activité Formation avant le 30 avril
Conclusion
Le BPF est une obligation légale incontournable pour tout organisme de formation. Avec un LMS comme OpenFormations, sa génération est automatisée et fiable, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier : la formation.
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Des questions sur le BPF ? Contactez-nous à contact@openformations.com.
