BPF 2026: o guia completo do Balanço Pedagógico e Financeiro

O BPF: uma obrigação anual incontornável

O Balanço Pedagógico e Financeiro (BPF) é o documento contabilístico e pedagógico que todo organismo de formação declarado deve transmitir anualmente à administração. É uma obrigação legal decorrente do artigo L6352-11 do Código do Trabalho, e o seu incumprimento acarreta consequências severas, podendo ir até à perda do seu número de declaração de atividade (NDA).

Este guia acompanha-o passo a passo no preenchimento do seu BPF 2026, com explicações concretas para cada secção e conselhos para evitar os erros mais comuns.

Quem está abrangido pelo BPF?

Todo organismo de formação com um número de declaração de atividade (NDA) é obrigado a depositar um BPF anual, independentemente da sua dimensão ou do seu volume de atividade. Isto inclui:

• Os organismos de formação sob forma de sociedade (SARL, SAS, SASU, EURL)
• Os auto-empreendedores e micro-empreendedores formadores
• Os formadores em portage salarial (através da sociedade de portage)
• As associações que ministram formação profissional
• As câmaras consulares e estabelecimentos públicos de formação

Mesmo que não tenha realizado nenhuma ação de formação durante o ano, deve depositar um BPF «nulo». A ausência de depósito, mesmo em caso de inatividade, pode acarretar a caducidade do seu NDA.

O calendário do BPF 2026

O prazo de depósito é estrito: 30 de abril é uma data limite, não uma data indicativa. Nenhum adiamento é concedido, salvo circunstâncias excecionais devidamente justificadas.

Onde depositar o BPF?

O BPF é depositado exclusivamente online na plataforma Mon Activité Formation (anteriormente «Mon Activité Formation» no portal das DREETS). O URL é: https://www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr

Para aceder, necessita de:

• O seu número SIRET
• O seu número de declaração de atividade (NDA)
• As credenciais de acesso criadas durante a sua declaração inicial

Se perdeu as suas credenciais, contacte a DREETS da sua região. O processo de recuperação pode demorar vários dias — antecipe.

Descodificação secção por secção

Secção A — Identificação do organismo

Esta secção retoma as informações administrativas do seu organismo. Verifique se estão atualizadas:

• Designação social: nome oficial da sua estrutura
• SIRET: número de identificação com 14 dígitos
• NDA: número de declaração de atividade (11 dígitos, começando pelo número do departamento)
• Morada da sede: morada postal completa
• Representante legal: nome, apelido, função
• Efetivo assalariado: número de assalariados a 31 de dezembro

Erro frequente: não atualizar a morada ou o representante legal após uma mudança ou alteração de gerente.

Secção B — Balanço financeiro da atividade de formação

É a secção mais técnica. Detalha os aspetos financeiros da sua atividade de formação ao longo do ano civil.

B1 — Receitas recebidas a título da formação profissional

Deve discriminar o seu volume de negócios de formação por fonte de financiamento:

Total das receitas = soma de todas as fontes.

B2 — Encargos ligados à atividade de formação

Detalhe os seus encargos diretamente ligados à atividade de formação:

• Encargos com pessoal: salários dos formadores e do pessoal administrativo afeto à formação
• Aquisição de prestações de formação: subcontratação a outros formadores
• Encargos de funcionamento: instalações, material, plataforma e-learning, software
• Outros encargos: deslocações, reprografia, material pedagógico

Conselho: se a sua estrutura tem outras atividades para além da formação (consultoria, coaching não certificante, etc.), declare no BPF apenas os encargos ligados à formação profissional contínua. Uma proporção é aceitável se os encargos forem mistos.

B3 — Resultado

O resultado é simplesmente: Receitas (B1) - Encargos (B2).

Um resultado negativo não é um problema em si — é frequente nos primeiros anos. O que importa é a coerência entre os montantes declarados e a sua contabilidade.

Secção C — Balanço pedagógico da atividade de formação

É a secção mais volumosa. Detalha o conjunto da sua atividade pedagógica.

C1 — Número de formandos e número de horas-formando

Atenção: um mesmo formando inscrito em duas formações conta como dois formandos. As horas-formando calculam-se formação por formação, não globalmente.

Exemplo concreto:

• Formação A: 14 horas, 10 formandos = 140 horas-formando
• Formação B: 7 horas, 20 formandos = 140 horas-formando
• Formação C: 21 horas, 5 formandos = 105 horas-formando
• Total: 35 formandos, 385 horas-formando

C2 — Repartição dos formandos por categoria

Deve discriminar os seus formandos segundo vários critérios:

Por estatuto:

• Assalariados
• Candidatos a emprego
• Trabalhadores não assalariados
• Particulares

Por objetivo de formação:

• Certificação (diploma, título profissional, CQP)
• Adaptação ao posto de trabalho
• Desenvolvimento de competências
• Promoção profissional
• Prevenção (segurança, higiene)
• Outros

Por especialidade de formação: utilize a nomenclatura NSF (Nomenclatura das Especialidades de Formação) para classificar as suas formações por domínio.

C3 — Formações ministradas

Para cada tipo de formação, indique:

• O número de ações de formação
• O número de formandos
• O número de horas-formando
• As modalidades (presencial, à distância, mista)

Conselho para o e-learning: as formações ministradas à distância são incluídas no BPF exatamente como as formações presenciais. A duração a declarar é a duração prevista do percurso (não o tempo de conexão efetivo), salvo se a sua convenção prevê uma duração estimada baseada no acompanhamento da progressão.

Secção D — Meios do prestador

D1 — Formadores

Detalhe o número e o estatuto dos seus formadores:

Erro frequente: esquecer os formadores subcontratados ou os formadores pontuais. Todo formador que tenha ministrado pelo menos uma hora de formação no ano deve ser contabilizado.

D2 — Outro pessoal

Indique o número de pessoas não formadoras que contribuem para a atividade de formação: administrativos, comerciais, técnicos, responsáveis pedagógicos.

Os erros mais frequentes e como evitá-los

Erro 1: Confundir volume de negócios global e VN de formação

Se a sua estrutura tem outras atividades (consultoria, auditoria, coaching não certificante), declare no BPF apenas o volume de negócios ligado à formação profissional contínua. O BPF não diz respeito às suas outras atividades.

Erro 2: Calcular mal as horas-formando

O cálculo é simples mas frequentemente fonte de erros:

• Horas-formando = duração da formação x número de formandos
• Não confunda com as horas de formação (duração apenas) ou as horas formador (tempo gasto pelo formador)

Erro 3: Esquecer as formações à distância

Todas as formações ministradas online — sejam síncronas (por videoconferência) ou assíncronas (e-learning) — devem ser incluídas no BPF.

Erro 4: Incoerência entre BPF e contabilidade

A administração pode cruzar o seu BPF com as suas declarações fiscais e sociais. Se o seu BPF declara 100 000€ de VN de formação mas a sua declaração fiscal mostra 50 000€ de VN total, há um problema.

Erro 5: Depositar em atraso (ou não depositar de todo)

As consequências são sérias:

• Intimação pela DREETS
• Caducidade do NDA na ausência de regularização
• Perda da certificação Qualiopi (o NDA é um pré-requisito)
• Impossibilidade de aceder aos financiamentos públicos

Automatizar a recolha dos dados do BPF

O problema da recolha manual

Preencher um BPF manualmente implica recolher dados dispersos:

• Número de formandos → o seu CRM ou folha de cálculo
• Horas de formação → as suas convenções e presenças
• Volume de negócios → a sua contabilidade
• Fontes de financiamento → as suas faturas e convenções

Para um organismo que gere 10 formações e 100 formandos, a recolha manual leva facilmente 2 a 3 dias de trabalho. Para um organismo mais importante, pode representar uma semana inteira.

A solução: um LMS que centraliza os dados

Um LMS como a OpenFormations regista automaticamente todos os dados necessários ao BPF ao longo do tempo:

• Formandos: cada inscrição é contabilizada
• Horas-formando: calculadas automaticamente (duração x participantes)
• Volume de negócios: integração Stripe para o acompanhamento dos pagamentos
• Fontes de financiamento: preenchidas na inscrição ou na faturação
• Presenças: geradas automaticamente a partir da progressão

No dia do BPF, basta exportar os dados do painel de conformidade. O que levava 2 dias faz-se em 10 minutos.

BPF e Qualiopi: a ligação essencial

O BPF não é apenas uma obrigação administrativa isolada. Durante as suas auditorias Qualiopi, o auditor pode:

• Pedir para ver o seu último BPF para verificar a realidade da sua atividade
• Comparar os dados do BPF com os seus outros documentos (convenções, presenças, faturas)
• Verificar a coerência entre o número de formandos declarado e as provas de realização
• Utilizar o BPF como ponto de entrada para aprofundar o exame de certas formações

Um BPF bem preenchido e coerente com o resto da sua documentação é um sinal de fiabilidade para o auditor. Um BPF incoerente ou aproximativo pode desencadear verificações aprofundadas.

Checklist antes do depósito

Antes de validar o seu BPF na plataforma Mon Activité Formation, verifique:

• Todas as formações do ano estão incluídas (presencial E à distância)
• O cálculo das horas-formando está correto (duração x número de participantes)
• As fontes de financiamento estão discriminadas corretamente
• O VN de formação corresponde à sua contabilidade
• Os formadores estão todos contabilizados (assalariados E subcontratados)
• Os dados são coerentes com as suas presenças e convenções
• O BPF está depositado antes de 30 de abril

Casos particulares

BPF nulo (nenhuma atividade)

Se não ministrou nenhuma formação durante o ano, deve igualmente depositar um BPF indicando zero formandos, zero horas e zero VN. O BPF nulo é obrigatório para manter o seu NDA ativo.

Atenção: dois BPF nulos consecutivos podem suscitar questões da DREETS sobre a realidade da sua atividade.

Formador em micro-empresa

O BPF segue as mesmas regras que para as outras estruturas. A única particularidade: os encargos são frequentemente mais simples de preencher pois a micro-empresa não tem contabilidade analítica.

Portage salarial

Se é formador em portage salarial, é a sociedade de portage que deposita o BPF. Verifique junto da sua sociedade de portage que os seus dados estão corretamente integrados.

Vários locais ou filiais

Se o seu organismo tem vários locais, um único BPF é depositado para o conjunto da estrutura (por NDA). Os dados são consolidados ao nível do organismo, não por local.

O que muda em 2026

A plataforma Mon Activité Formation foi progressivamente modernizada ao longo dos últimos anos. Em 2026, as principais evoluções a notar são:

• Interface simplificada: o preenchimento online é mais intuitivo com um sistema de navegação por etapas
• Pré-preenchimento: certos dados administrativos são pré-preenchidos a partir da sua ficha de organismo
• Controlos de coerência: a plataforma alerta em caso de incoerência manifesta (por exemplo, mais horas-formando do que o número de formandos x a duração máxima)
• Exportação PDF: possibilidade de exportar o seu BPF em formato PDF uma vez validado

Perguntas frequentes

O BPF é confidencial?

Os dados individuais do BPF não são públicos. No entanto, os dados agregados são utilizados pela DARES para produzir estatísticas nacionais sobre a formação profissional.

Pode-se modificar um BPF após o depósito?

Sim, desde que o período de preenchimento esteja aberto (até 30 de abril). Após o encerramento, é necessário contactar a DREETS para qualquer modificação.

O que acontece em caso de controlo?

A DREETS pode realizar um controlo da sua atividade de formação, distinto da auditoria Qualiopi. Este controlo verifica a conformidade do seu BPF com a realidade da sua atividade. Conserve todos os seus justificativos durante pelo menos 3 anos.

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