Travaillez en équipe sur vos formations en invitant des collaborateurs avec des rôles et permissions adaptés. Gérez les accès, la visibilité et la collaboration au sein de votre organisme.
Plan requis
La fonctionnalité Collaborateurs est disponible à partir du plan Pro. Les plans Gratuit et Essentiel sont limités à un seul formateur.
Inviter un collaborateur
Pour ajouter un collaborateur à votre espace :
Rendez-vous dans Paramètres → Collaborateurs
Cliquez sur Inviter un collaborateur
Saisissez l'adresse email du collaborateur
Choisissez son rôle (voir ci-dessous)
Ajoutez un message personnalisé (optionnel)
Cliquez sur Envoyer l'invitation
Un email d'invitation est envoyé automatiquement avec un lien pour rejoindre votre espace. L'invitation est valide pendant 7 jours.
Statuts d'invitation
En attente — L'invitation a été envoyée, le collaborateur n'a pas encore accepté.
Acceptée — Le collaborateur a rejoint votre espace et peut commencer à travailler.
Expirée — L'invitation n'a pas été acceptée dans les 7 jours. Vous pouvez la renvoyer.
Compte requis
Le collaborateur doit créer un compte OpenFormations (s'il n'en a pas) pour accepter l'invitation. Il peut s'inscrire avec email, Google ou LinkedIn.
Rôles et permissions
Quatre rôles sont disponibles, du plus au moins permissif. Chaque rôle est conçu pour un profil de collaborateur spécifique.
Owner (Propriétaire)
Le créateur de l'espace. Un seul propriétaire par espace (transférable).
Accès total à toutes les fonctionnalités sans exception
Gestion des collaborateurs : inviter, modifier les rôles, révoquer
Accès aux paramètres de paiement, facturation et abonnement
Suppression de formations et de l'espace entier
Transfert de propriété à un autre collaborateur
Configuration de Stripe Connect et gestion des revenus
Editor (Éditeur)
Pour les co-formateurs et créateurs de contenu.
Création, modification et suppression de formations
Gestion complète des modules, leçons et contenus
Configuration des paramètres de formation (prix, accès, certificat)
Publication et dépublication de formations
Accès aux analytics et statistiques
Gestion des apprenants (voir la progression, exporter)
Pas d'accès aux paramètres de paiement, abonnement et collaborateurs
Reviewer (Relecteur)
Pour les experts qui relisent et valident le contenu sans le modifier.
Consultation de toutes les formations (y compris les brouillons)
Consultation des leçons et de leur contenu
Ajout de commentaires et suggestions sur le contenu
Consultation des analytics (lecture seule)
Pas de modification directe du contenu
Pas de publication ni de dépublication
Assistant
Pour le personnel administratif et le support apprenant.
Gestion des apprenants : voir la liste, la progression, les résultats
Envoi d'invitations et gestion des codes d'accès
Consultation des analytics
Gestion des certificats (voir, révoquer)
Réponse aux questions des apprenants
Pas d'accès à l'éditeur de contenu
Pas d'accès aux paramètres de la plateforme
Principe du moindre privilège
Attribuez toujours le rôle minimal nécessaire. Un assistant administratif n'a pas besoin d'accéder à l'éditeur de contenu. Un relecteur n'a pas besoin de pouvoir publier. Cela limite les risques d'erreurs et protège votre contenu.
Tableau récapitulatif des permissions
Permission
Owner
Editor
Reviewer
Assistant
Créer / modifier des formations
✓
✓
✗
✗
Publier / dépublier
✓
✓
✗
✗
Voir les formations (brouillons inclus)
✓
✓
✓
✗
Gérer les apprenants
✓
✓
✗
✓
Voir les analytics
✓
✓
✓
✓
Commenter / suggestions
✓
✓
✓
✗
Gérer les paiements / Stripe
✓
✗
✗
✗
Gérer les collaborateurs
✓
✗
✗
✗
Gérer l'abonnement
✓
✗
✗
✗
Modifier le rôle d'un collaborateur
Rendez-vous dans Paramètres → Collaborateurs
Trouvez le collaborateur dans la liste
Cliquez sur le menu ⋯ → Modifier le rôle
Sélectionnez le nouveau rôle
Confirmez — le changement est immédiat
Le collaborateur est notifié par email de son changement de rôle.
Révoquer un collaborateur
Dans Paramètres → Collaborateurs
Cliquez sur ⋯ → Révoquer l'accès
Confirmez — l'accès est immédiatement supprimé
Le collaborateur révoqué perd immédiatement l'accès à votre espace. Son compte OpenFormations reste actif (il peut l'utiliser pour ses propres formations).
La révocation n'affecte pas le contenu créé par le collaborateur. Toutes les formations et leçons qu'il a créées restent dans votre espace.
Transférer la propriété
Le propriétaire peut transférer la propriété de l'espace à un autre collaborateur :
Le destinataire doit déjà être collaborateur avec le rôle Editor minimum
Rendez-vous dans Paramètres → Collaborateurs
Cliquez sur Transférer la propriété à côté du collaborateur choisi
Confirmez par email — vous recevez un lien de confirmation
Après confirmation, le transfert est effectif
Action irréversible
Le transfert de propriété est définitif. L'ancien propriétaire devient Editor. Seul le nouveau propriétaire peut transférer la propriété à nouveau. Assurez-vous de bien vouloir effectuer ce transfert.
Visibilité sur la page publique
Par défaut, seul le propriétaire apparaît sur la page publique des formations. Vous pouvez afficher vos collaborateurs pour valoriser l'équipe pédagogique :
Activer la visibilité — Dans la fiche du collaborateur, activez « Visible sur la page publique ».
Titre affiché — Personnalisez le titre (ex : « Co-formateur », « Expert invité », « Responsable pédagogique »).
Profil — La photo de profil et la biographie du collaborateur apparaissent sur la page de la formation.
Bonnes pratiques de collaboration
Définissez un workflow — Par exemple : l'Editor crée le contenu → le Reviewer valide → l'Editor publie.
Utilisez les commentaires — Les Reviewers peuvent laisser des commentaires sur les leçons pour suggérer des modifications.
Répartissez les formations — Chaque Editor peut se concentrer sur ses formations de spécialité.
Auditez régulièrement — Vérifiez la liste des collaborateurs et leurs rôles. Révoquez les accès des personnes qui ne collaborent plus.
Formez vos collaborateurs — Partagez cette documentation avec vos nouveaux collaborateurs pour qu'ils prennent en main l'outil rapidement.