BPF 2026 : le guide complet du Bilan Pédagogique et Financier

Le BPF : une obligation annuelle incontournable

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est le document comptable et pédagogique que tout organisme de formation déclaré doit transmettre chaque année à l'administration. C'est une obligation légale issue de l'article L6352-11 du Code du Travail, et son non-respect entraîne des conséquences sévères, pouvant aller jusqu'à la perte de votre numéro de déclaration d'activité (NDA).

Ce guide vous accompagne pas à pas dans le remplissage de votre BPF 2026, avec des explications concrètes pour chaque section et des conseils pour éviter les erreurs les plus courantes.

Qui est concerné par le BPF ?

Tout organisme de formation disposant d'un numéro de déclaration d'activité (NDA) est tenu de déposer un BPF annuel, quelle que soit sa taille ou son volume d'activité. Cela inclut :

• Les organismes de formation sous forme de société (SARL, SAS, SASU, EURL)
• Les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs formateurs
• Les formateurs en portage salarial (via la société de portage)
• Les associations dispensant de la formation professionnelle
• Les chambres consulaires et établissements publics de formation

Même si vous n'avez réalisé aucune action de formation durant l'année, vous devez déposer un BPF « néant ». L'absence de dépôt, même en cas d'inactivité, peut entraîner la caducité de votre NDA.

Le calendrier du BPF 2026

Le délai de dépôt est strict : le 30 avril est une date butoir, pas une date indicative. Aucun report n'est accordé, sauf circonstances exceptionnelles dûment justifiées.

Où déposer le BPF ?

Le BPF se dépose exclusivement en ligne sur la plateforme Mon Activité Formation (anciennement « Mon Activité Formation » sur le portail des DREETS). L'URL est : https://www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr

Pour y accéder, vous avez besoin de :

• Votre numéro SIRET
• Votre numéro de déclaration d'activité (NDA)
• Les identifiants de connexion créés lors de votre déclaration initiale

Si vous avez perdu vos identifiants, contactez la DREETS de votre région. Le processus de récupération peut prendre plusieurs jours — anticipez.

Décryptage section par section

Section A — Identification de l'organisme

Cette section reprend les informations administratives de votre organisme. Vérifiez qu'elles sont à jour :

• Raison sociale : nom officiel de votre structure
• SIRET : numéro d'identification à 14 chiffres
• NDA : numéro de déclaration d'activité (11 chiffres, commençant par le numéro de département)
• Adresse du siège : adresse postale complète
• Représentant légal : nom, prénom, fonction
• Effectif salarié : nombre de salariés au 31 décembre

Erreur fréquente : ne pas mettre à jour l'adresse ou le représentant légal après un déménagement ou un changement de gérant.

Section B — Bilan financier de l'activité de formation

C'est la section la plus technique. Elle détaille les aspects financiers de votre activité de formation sur l'année civile.

B1 — Produits reçus au titre de la formation professionnelle

Vous devez ventiler votre chiffre d'affaires formation par source de financement :

Total des produits = somme de toutes les sources.

B2 — Charges liées à l'activité de formation

Détaillez vos charges directement liées à l'activité de formation :

• Charges de personnel : salaires des formateurs et du personnel administratif affecté à la formation
• Achats de prestations de formation : sous-traitance à d'autres formateurs
• Charges de fonctionnement : locaux, matériel, plateforme e-learning, logiciels
• Autres charges : déplacements, reprographie, fournitures pédagogiques

Conseil : si votre structure a d'autres activités que la formation (conseil, coaching non certifiant, etc.), ne déclarez que les charges affectées à la formation professionnelle. Un prorata est acceptable si les charges sont mixtes.

B3 — Résultat

Le résultat est simplement : Produits (B1) - Charges (B2).

Un résultat négatif n'est pas un problème en soi — il est fréquent les premières années. Ce qui importe, c'est la cohérence entre les montants déclarés et votre comptabilité.

Section C — Bilan pédagogique de l'activité de formation

C'est la section la plus volumineuse. Elle détaille l'ensemble de votre activité pédagogique.

C1 — Nombre de stagiaires et nombre d'heures-stagiaires

Attention : un même apprenant inscrit à deux formations compte pour deux stagiaires. Les heures-stagiaires se calculent formation par formation, pas globalement.

Exemple concret :

• Formation A : 14 heures, 10 stagiaires = 140 heures-stagiaires
• Formation B : 7 heures, 20 stagiaires = 140 heures-stagiaires
• Formation C : 21 heures, 5 stagiaires = 105 heures-stagiaires
• Total : 35 stagiaires, 385 heures-stagiaires

C2 — Répartition des stagiaires par catégorie

Vous devez ventiler vos stagiaires selon plusieurs critères :

Par statut :

• Salariés
• Demandeurs d'emploi
• Travailleurs non salariés
• Particuliers

Par objectif de formation :

• Certification (diplôme, titre professionnel, CQP)
• Adaptation au poste de travail
• Développement des compétences
• Promotion professionnelle
• Prévention (sécurité, hygiène)
• Autres

Par spécialité de formation : utilisez la nomenclature NSF (Nomenclature des Spécialités de Formation) pour classifier vos formations par domaine.

C3 — Formations dispensées

Pour chaque type de formation, indiquez :

• Le nombre d'actions de formation
• Le nombre de stagiaires
• Le nombre d'heures-stagiaires
• Les modalités (présentiel, distance, mixte)

Conseil pour le e-learning : les formations dispensées à distance sont incluses dans le BPF exactement comme les formations présentielles. La durée à déclarer est la durée prévue du parcours (pas le temps de connexion effectif), sauf si votre convention prévoit une durée estimée basée sur le suivi de progression.

Section D — Moyens du prestataire

D1 — Formateurs

Détaillez le nombre et le statut de vos formateurs :

Erreur fréquente : oublier les formateurs sous-traitants ou les intervenants ponctuels. Tout formateur ayant dispensé au moins une heure de formation dans l'année doit être comptabilisé.

D2 — Autres personnels

Indiquez le nombre de personnes non formatrices contribuant à l'activité de formation : administratifs, commerciaux, techniciens, responsables pédagogiques.

Les erreurs les plus fréquentes et comment les éviter

Erreur 1 : Confondre chiffre d'affaires global et CA formation

Si votre structure a d'autres activités (conseil, audit, coaching non certifiant), ne déclarez dans le BPF que le chiffre d'affaires lié à la formation professionnelle continue. Le BPF ne concerne pas vos autres activités.

Erreur 2 : Mal calculer les heures-stagiaires

Le calcul est simple mais souvent source d'erreurs :

• Heures-stagiaires = durée de la formation × nombre de stagiaires
• Ne confondez pas avec les heures de formation (durée seule) ou les heures formateur (temps passé par le formateur)

Erreur 3 : Oublier les formations à distance

Toutes les formations dispensées en ligne — qu'elles soient synchrones (en visio) ou asynchrones (e-learning) — doivent être incluses dans le BPF.

Erreur 4 : Incohérence entre BPF et comptabilité

L'administration peut recouper votre BPF avec vos déclarations fiscales et sociales. Si votre BPF déclare 100 000€ de CA formation mais que votre liasse fiscale montre 50 000€ de CA total, il y a un problème.

Erreur 5 : Déposer en retard (ou ne pas déposer du tout)

Les conséquences sont sérieuses :

• Mise en demeure par la DREETS
• Caducité du NDA si absence de régularisation
• Perte de la certification Qualiopi (le NDA est un prérequis)
• Impossibilité d'accéder aux financements publics

Automatiser la collecte des données du BPF

Le problème de la collecte manuelle

Remplir un BPF à la main implique de collecter des données dispersées :

• Nombre de stagiaires → votre CRM ou tableur
• Heures de formation → vos conventions et émargements
• Chiffre d'affaires → votre comptabilité
• Sources de financement → vos factures et conventions

Pour un organisme qui gère 10 formations et 100 stagiaires, la collecte manuelle prend facilement 2 à 3 jours de travail. Pour un organisme plus important, cela peut représenter une semaine entière.

La solution : un LMS qui centralise les données

Un LMS comme OpenFormations enregistre automatiquement toutes les données nécessaires au BPF au fil de l'eau :

• Stagiaires : chaque inscription est comptabilisée
• Heures-stagiaires : calculées automatiquement (durée × participants)
• Chiffre d'affaires : intégration Stripe pour le suivi des paiements
• Sources de financement : renseignées à l'inscription ou à la facturation
• Émargements : générés automatiquement à partir de la progression

Le jour du BPF, il suffit d'exporter les données depuis le tableau de bord conformité. Ce qui prenait 2 jours se fait en 10 minutes.

BPF et Qualiopi : le lien essentiel

Le BPF n'est pas qu'une obligation administrative isolée. Lors de vos audits Qualiopi, l'auditeur peut :

• Demander à voir votre dernier BPF pour vérifier la réalité de votre activité
• Comparer les données du BPF avec vos autres documents (conventions, émargements, factures)
• Vérifier la cohérence entre le nombre de stagiaires déclaré et les preuves de réalisation
• Utiliser le BPF comme point d'entrée pour approfondir l'examen de certaines formations

Un BPF bien rempli et cohérent avec le reste de votre documentation est un signal de fiabilité pour l'auditeur. Un BPF incohérent ou approximatif peut déclencher des vérifications approfondies.

Checklist avant dépôt

Avant de valider votre BPF sur la plateforme Mon Activité Formation, vérifiez :

• Toutes les formations de l'année sont incluses (présentiel ET distanciel)
• Le calcul des heures-stagiaires est correct (durée × nombre de participants)
• Les sources de financement sont ventilées correctement
• Le CA formation correspond à votre comptabilité
• Les formateurs sont tous comptabilisés (salariés ET sous-traitants)
• Les données sont cohérentes avec vos émargements et conventions
• Le BPF est déposé avant le 30 avril

Cas particuliers

BPF néant (aucune activité)

Si vous n'avez dispensé aucune formation durant l'année, vous devez quand même déposer un BPF indiquant zéro stagiaire, zéro heure et zéro CA. Le BPF néant est obligatoire pour maintenir votre NDA actif.

Attention : deux BPF néants consécutifs peuvent entraîner des questions de la DREETS sur la réalité de votre activité.

Formateur en micro-entreprise

Le BPF suit les mêmes règles que pour les autres structures. La seule particularité : les charges sont souvent plus simples à renseigner puisque la micro-entreprise n'a pas de comptabilité analytique.

Portage salarial

Si vous êtes formateur en portage salarial, c'est la société de portage qui dépose le BPF. Vérifiez auprès de votre société de portage que vos données y sont correctement intégrées.

Plusieurs sites ou filiales

Si votre organisme a plusieurs sites, un seul BPF est déposé pour l'ensemble de la structure (par NDA). Les données sont consolidées au niveau de l'organisme, pas par site.

Ce qui change en 2026

La plateforme Mon Activité Formation a été progressivement modernisée ces dernières années. En 2026, les principales évolutions à noter sont :

• Interface simplifiée : la saisie en ligne est plus intuitive avec un système de navigation par étapes
• Pré-remplissage : certaines données administratives sont pré-remplies à partir de votre fiche organisme
• Contrôles de cohérence : la plateforme alerte en cas d'incohérence manifeste (par exemple, plus d'heures-stagiaires que le nombre de stagiaires × la durée maximale)
• Export PDF : possibilité d'exporter votre BPF au format PDF une fois validé

Questions fréquentes

Le BPF est-il confidentiel ?

Les données individuelles du BPF ne sont pas publiques. Cependant, les données agrégées sont utilisées par la DARES pour produire des statistiques nationales sur la formation professionnelle.

Peut-on modifier un BPF après dépôt ?

Oui, tant que la période de saisie est ouverte (jusqu'au 30 avril). Après la clôture, il faut contacter la DREETS pour toute modification.

Que se passe-t-il en cas de contrôle ?

La DREETS peut réaliser un contrôle de votre activité de formation, distinct de l'audit Qualiopi. Ce contrôle vérifie la conformité de votre BPF avec la réalité de votre activité. Conservez tous vos justificatifs pendant au moins 3 ans.

Des questions ? Contactez-nous à contact@openformations.com.