OpenFormations vous accompagne dans votre démarche de certification Qualiopi en générant automatiquement les documents obligatoires et en structurant votre activité de formation selon les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
Qu'est-ce que Qualiopi ?
Qualiopi est la certification qualité des prestataires d'actions de formation, délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC. Depuis le 1er janvier 2022, elle est obligatoire pour tout organisme de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, Pôle emploi, Régions, etc.).
Concrètement, la certification Qualiopi atteste que votre organisme :
Met en œuvre des processus qualité dans la conception et la délivrance de ses formations
Répond aux besoins réels des apprenants et des entreprises
Dispose d'indicateurs de suivi et d'amélioration continue
Communique de manière transparente sur ses prestations
Obligation légale
Sans certification Qualiopi, vous ne pouvez pas faire financer vos formations par les OPCO, le CPF ou tout autre fonds public. Cela représente un manque à gagner considérable pour la plupart des organismes de formation.
Pourquoi Qualiopi est important
Au-delà de l'obligation légale, la certification Qualiopi présente des avantages concrets :
Accès aux financements — Vos apprenants peuvent utiliser leur CPF, obtenir des prises en charge OPCO ou des financements régionaux pour s'inscrire à vos formations.
Crédibilité renforcée — La certification est un gage de qualité reconnu par les entreprises et les apprenants.
Professionnalisation — La démarche Qualiopi structure votre activité et améliore vos processus internes.
Avantage concurrentiel — Les organismes certifiés se démarquent sur un marché de plus en plus compétitif.
Comment OpenFormations vous aide
OpenFormations intègre un module Conformité complet accessible depuis votre tableau de bord (menu latéral → Conformité). Ce module vous fournit :
Un tableau de bord Qualiopi — Score de conformité en temps réel, indicateurs manquants, progression vers l'audit.
Génération automatique de documents — Convention de formation, attestation de formation, feuille d'émargement, BPF.
Évaluations intégrées — Questionnaires de satisfaction à chaud et évaluations d'impact à froid.
Suivi des indicateurs — Taux de complétion, satisfaction, résultats aux examens, tous centralisés.
Export et archivage — Tous les documents sont téléchargeables en PDF et conservés pour vos audits.
Plan requis
Les fonctionnalités Qualiopi (documents, BPF, évaluations) sont disponibles à partir du plan Essentiel. Le plan Gratuit ne donne pas accès aux documents de conformité.
Les 7 critères du RNQ
Le Référentiel National Qualité (RNQ) s'articule autour de 7 critères déclinés en 32 indicateurs. Voici comment OpenFormations vous aide sur chaque critère :
Critère 1 — Information du public
Les conditions d'accès, les objectifs, les prérequis et les résultats doivent être communiqués clairement.
Collaborateurs — Chaque intervenant dispose de son propre profil avec ses compétences.
Critère 6 — Environnement professionnel
L'organisme doit s'inscrire dans son environnement socio-économique.
Veille sectorielle — Mettez à jour régulièrement vos formations en fonction des évolutions du marché.
Évaluations à froid — Mesurez l'impact réel de vos formations 3 à 6 mois après.
Critère 7 — Amélioration continue
Les retours et réclamations doivent être pris en compte pour améliorer les prestations.
Évaluations à chaud — Collectez la satisfaction immédiate de vos apprenants.
Analytics détaillées — Identifiez les points de décrochage et les contenus à améliorer.
Historique des modifications — Traçabilité des mises à jour de contenu.
Documents générés automatiquement
OpenFormations génère automatiquement les documents essentiels à votre conformité Qualiopi. Accédez-y depuis Conformité → Documents dans votre tableau de bord.
Convention de formation
Document contractuel entre l'organisme de formation et le client (entreprise ou particulier). La convention générée inclut :
Intitulé et objectifs de la formation
Programme détaillé (modules et leçons)
Durée et modalités (e-learning)
Prix et conditions de paiement
Conditions générales de vente
Informations légales de votre organisme (SIRET, NDA)
Pour générer une convention, sélectionnez la formation et l'apprenant (ou l'entreprise), puis cliquez sur Générer la convention. Le PDF est créé instantanément.
Attestation de formation
Délivrée à chaque apprenant ayant terminé la formation. Elle contient :
Identité de l'apprenant
Titre et objectifs de la formation
Dates de début et de fin
Durée totale suivie
Résultats de l'évaluation (si applicable)
Signature électronique du formateur
Feuille d'émargement
La feuille d'émargement est générée à partir des données de connexion réelles de l'apprenant. Elle atteste de sa présence effective aux sessions de formation en ligne.
Dates et heures de connexion
Durée passée sur chaque module
Progression dans le parcours
Format conforme aux exigences des OPCO
Astuce
Téléchargez les feuilles d'émargement en lot pour tous les apprenants d'une formation depuis le bouton Exporter tout dans la section Documents.
Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
Le BPF est un document annuel obligatoire que tout organisme de formation doit transmettre à la DREETS (ex-DIRECCTE) avant le 30 avril de chaque année. Il récapitule l'activité de formation de l'année civile précédente.
OpenFormations pré-remplit automatiquement votre BPF avec :
Nombre total de stagiaires formés
Nombre d'heures de formation dispensées
Chiffre d'affaires lié à l'activité de formation
Répartition par type de public (salariés, demandeurs d'emploi, particuliers)
Répartition par source de financement
Date limite : 30 avril
Le BPF doit être transmis chaque année avant le 30 avril. Passé ce délai, votre numéro de déclaration d'activité peut être annulé. Utilisez OpenFormations pour exporter vos données à temps.
Le Numéro de Déclaration d'Activité (NDA)
Avant de pouvoir exercer en tant qu'organisme de formation, vous devez obtenir un Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) auprès de la DREETS de votre région.
Comment l'obtenir
Conclure une première convention ou un premier contrat de formation — Vous pouvez utiliser la convention générée par OpenFormations.
Déposer votre déclaration — Dans les 3 mois suivant la conclusion de votre premier contrat, déposez votre déclaration en ligne sur le portail Mon Activité Formation (maf.travail.gouv.fr).
Fournir les pièces justificatives — Copie de la première convention, extrait K-bis ou justificatif d'existence, bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant.
Recevoir votre NDA — La DREETS vous attribue un numéro dans un délai de 30 jours.
Où renseigner votre NDA
Une fois obtenu, renseignez votre NDA dans Paramètres → Profil formateur → Numéro de déclaration d'activité. Il apparaîtra automatiquement sur vos documents officiels (convention, attestation).
Mentions obligatoires
Votre NDA doit figurer sur tous vos documents commerciaux et contractuels avec la mention :
« Enregistré sous le numéro XXXXXXXXXXX auprès du préfet de la région [Région]. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État. »
OpenFormations ajoute automatiquement cette mention sur vos documents générés.
Évaluations à chaud et à froid
Évaluation à chaud (satisfaction)
L'évaluation à chaud est un questionnaire de satisfaction envoyé immédiatement après la fin de la formation. Elle mesure :
La satisfaction globale de l'apprenant
La qualité du contenu pédagogique
La clarté des explications
L'adéquation avec les objectifs annoncés
La qualité des supports et de l'interface
Les suggestions d'amélioration (champ libre)
OpenFormations propose un modèle d'évaluation à chaud prêt à l'emploi que vous pouvez personnaliser depuis Conformité → Évaluations → Satisfaction à chaud.
Évaluation à froid (impact)
L'évaluation à froid est envoyée 30 à 90 jours après la formation pour mesurer l'impact réel sur la pratique professionnelle de l'apprenant :
Application des compétences acquises dans le contexte professionnel
Changements concrets dans la pratique
Obstacles rencontrés dans la mise en œuvre
Besoins complémentaires de formation
Automatisation
Configurez l'envoi automatique des évaluations à froid depuis les paramètres. Choisissez le délai (30, 60 ou 90 jours) et le modèle de questionnaire. Les apprenants reçoivent un email avec un lien vers le formulaire.
Checklist pour l'audit Qualiopi
Utilisez cette checklist pour préparer votre audit initial ou de surveillance :
Avant l'audit
NDA renseigné — Vérifiez que votre numéro de déclaration d'activité est à jour dans vos paramètres.
Informations légales complètes — SIRET, adresse, nom de l'organisme, coordonnées.
Formations publiées avec objectifs — Chaque formation doit avoir des objectifs pédagogiques clairs, des prérequis définis et un programme structuré.
Conventions générées — Préparez une convention de formation pour chaque session (individuelle ou collective).
Émargements disponibles — Générez et archivez les feuilles d'émargement de tous vos apprenants.
Évaluations à chaud collectées — Assurez-vous que les questionnaires de satisfaction ont été envoyés et complétés.
Évaluations à froid collectées — Au moins un cycle complet d'évaluation à froid (si votre organisme a plus de 6 mois d'activité).
Attestations de formation — Générées pour tous les apprenants ayant terminé une formation.
BPF transmis — Vérifiez que votre dernier BPF a bien été transmis avant le 30 avril.
Profils formateurs complets — CV, qualifications et expérience de chaque intervenant.
Le jour de l'audit
Préparez un accès au tableau de bord OpenFormations pour montrer vos processus en direct
Ayez une version PDF de tous les documents clés (convention, attestation, émargement, BPF)
Préparez les résultats agrégés de vos évaluations (taux de satisfaction, taux de complétion)
Montrez votre processus d'amélioration continue (modifications suite aux retours apprenants)
Score de conformité
Le tableau de bord Conformité d'OpenFormations affiche un score de conformité en temps réel. Ce score n'est pas officiel, mais il vous donne une estimation de votre préparation. Visez 100% avant votre audit.
Configurer votre organisme
Pour que les documents générés soient conformes, renseignez toutes les informations de votre organisme :
Rendez-vous dans Paramètres → Profil formateur
Remplissez les champs suivants :
Nom complet / Raison sociale
SIRET
Numéro de déclaration d'activité (NDA)
Adresse du siège social
Certification Qualiopi — Cochez si vous êtes déjà certifié et uploadez votre certificat
Cliquez sur Enregistrer
Ces informations sont automatiquement injectées dans tous les documents générés (convention, attestation, BPF).